Ile pracownik kosztuje pracodawcę? Jaki jest całkowity koszt zatrudnienia pracownika czy zleceniobiorcy? Na tak postawione pytanie trudno odpowiedzieć jednoznacznie. Z pewnością samym kosztem dla pracodawcy nie jest wynagrodzenie brutto pracownika. Część składek ZUS musi pracodawca pokryć z własnych środków. Do tego dochodzą koszty związane z badaniami lekarskimi pracownika, zapewnieniem mu odpowiednich warunków pracy i szereg innych.
Nie wszyscy pracodawcy mogą liczyć na środki z urzędu pracy – dofinansowanie na stworzenie stanowiska pracy. A jeśli nawet uda się takie wsparcie na zatrudnienie bezrobotnego uzyskać, to przecież nie kończy to wydatków, związanych z zatrudnieniem pracownika. Najpoważniejszą częścią kosztów zatrudnienia jest z pewnością koszt wynagrodzeń. No więc ile pracownik kosztuje pracodawcę – postarajmy się to pokazać najpierw właśnie na wynagrodzeniu, a potem po kolei pozostałe koszty zatrudnienia pracownika.
Ile pracownik kosztuje pracodawcę – rozliczenie kosztów związanych z wynagrodzeniem
Koszty pracy to jedne z najpoważniejszych kosztów prowadzenia działalności. Bez względu na rodzaj prowadzonej działalności, koszty zatrudnienia są jedną z najpoważniejszych pozycji w budżetach firmowych. Dla wielu firm wzrost kosztów zatrudnienia wiąże się nierzadko z koniecznością redukcji załogi, ograniczania profilu działalności itp. A to ostatecznie negatywnie odbija się na całym wyniku finansowym. A oczywistym jest, że działalność gospodarczą prowadzi się dla zysku, choć nie zawsze jest on osiągalny i taki oczywisty.
Omówmy to najpierw dla etatu – ile pracownik kosztuje pracodawcę, jeśli pracuje na etacie. Dlaczego to takie ważne? Zgodnie z przepisami kodeksu pracy nie jest dopuszczalne zawieranie umów cywilnoprawnych tam, gdzie ewidentnie powinno dojść do nawiązania stosunku pracy. A więc nie zawsze można z zatrudnianym nawiązać umowę zlecenie czy umowę o dzieło.
Umowy te dla zatrudniającego potrafią być finansowo korzystne i minimalizować całkowity koszt zatrudnienia. Pomijając już fakt, że w związku z zawarciem umowy zlecenia czy umowy o dzieło nie mamy do czynienia ze stosunkiem pracy, a więc obowiązkami pracodawcy, to np. umowa zlecenia zawarta ze studentem do 26 roku życia jest zwolniona ze składek ZUS. Podobnie umowa o dzieło – co do zasady jest zwolniona ze składek ZUS, chyba, że zawiera się ją z własnym pracownikiem.
Perspektywa zatrudnienia na umowie cywilnoprawnej jest kusząca, pozwala bowiem sporo zaoszczędzić na kosztach zatrudnienia, ale tu trzeba się pilnować. Jeśli ze wszelkich okoliczności wynika, że zawarta powinna zostać umowa o pracę (zatrudniony ma pracować w określonym miejscu i czasie, pod nadzorem, generalnie, jeśli spełnione zostają przesłanki definicji stosunku pracy), to na umowie cywilnoprawnej zatrudniać się nie powinno. Wróćmy zatem do etatu i kosztów zatrudnienia pracownika w stosunku pracy, związanych z jego wynagrodzeniem.
Załóżmy, że pracownik ma pensję minimalną. Wynagrodzenie minimalne 2021 to kwota 2800 zł brutto, dla pracownika zatrudnionego na pełnym etacie. To oczywiście nie jest całkowity koszt zatrudnienia, ani też kwota, jaką pracownik dostanie przelewem czy do ręki. Od tej kwoty należy naliczyć daniny publicznoprawne – składki ZUS i podatek. No i składki ZUS są częściowo finansowane z wynagrodzenia pracownika, a częściowo ze środków pracodawcy. Rozliczmy to zatem na liście płac – od brutto do netto, z rozliczeniem obciążenia kieszeni pracodawcy.
Składki na ubezpieczenia są następujące:
- Ubezpieczenie emerytalne: cała składka to 19,52%, z czego 9,76% finansowane jest z wynagrodzenia pracownika i 9,76% ze środków pracodawcy
- Ubezpieczenie rentowe: 8%, z czego 1,5% jest finansowane z wynagrodzenia pracownika, a 6,5% ze środków własnych pracodawcy
- Ubezpieczenie chorobowe: 2,45%, w całości finansowane z wynagrodzenia pracownika
- Ubezpieczenie wypadkowe: składka podstawowa to 1,67%, w całości finansowana ze środków pracodawcy. Jedna uwaga – ta składka może się różnić, w zależności od zakładu pracy
- Fundusz Pracy: 2,45%, w całości finansowany z wynagrodzenia pracodawcy. Od obowiązku opłacania tej składki są pewne wyjątki, np. jeśli pracownik pracuje na niepełnym etacie i zarabia mniej niż pensja minimalna. Jeśli ta składka nie jest opłacana, pracownikowi nie przysługuje zasiłek dla bezrobotnych
- Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych: 0,10%, w całości finansowany ze środków pracodawcy
- Ubezpieczenie zdrowotne: 9%, finansowane w 1,25% z wynagrodzenia pracownika i 7,75% z wyliczonego podatku
Liczymy – poniżej przykładowa lista płac:
- Wynagrodzenie brutto (postawa składek społecznych): 2800 zł
- ZUS pracownika: 273,28 + 42 + 68,60 zł = 383,88 zł
- Ubezpieczenie emerytalne: 9,76% z 2800 zł = 273,28 zł
- Ubezpieczenie rentowe: 1,5% z 2800 zł = 42 zł
- Ubezpieczenie chorobowe: 2,45% z 2800 zł = 68,60 zł
- Podstawa składki zdrowotnej: 2800 – 383,88 zł = 2416,12 zł
- Kosz uzyskania przychodu (zakładamy podstawowy): 250 zł
- Podstawa podatku: 2416,12 – 250 = po zaokrągleniu 2166 zł
- Podatek: 17% z 2166 = 368,22 zł
- Ulga podatkowa (zakładamy, że przysługuje): 43,76 zł
- Zaliczka na podatek: 368,22 – 43,76 = 324,46 zł
- Ubezpieczenie zdrowotne: 9% z 2416,12 zł = 217,45 zł
- Ubezpieczenie zdrowotne odliczalne: 7,75% z 2416,12 zł = 187,25 zł
- Podatek do urzędu skarbowego: 324,46 – 187,25 zł = po zaokrągleniu 137 zł
- Netto do wypłaty: 2800 – 383,88 – 217,45 – 137 = 2061,67 zł
Tyle pracownik otrzyma „do ręki”. Jak widzisz, z tych 2800 zł już kilkaset zł „zjadł” ZUS. A to jeszcze nie wszystko – policzmy teraz koszt zatrudnienia pracownika w zakresie ZUS, leżący po stronie pracodawcy.
- Ubezpieczenie emerytalne: 9,76% z 2800 zł = 273,28 zł
- Ubezpieczenie rentowe: 6,5% z 2800 zł = 182 zł
- Ubezpieczenie wypadkowe: 1,67% z 2800 zł = 46,76 zł
- Fundusz Pracy: 2,45% z 2800 zł = 68,60 zł
- Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych: 0,10% z 2800 = 2,80 zł
W sumie ZUS pracodawcy wynosi w tym wypadku 573,44 zł. Jak widzisz, już z punktu widzenia samego wynagrodzenia pracownika odpowiedź na pytanie: „ile pracownik kosztuje pracodawcę”, odpowiedź brzmi: dużo.
No i oczywiście samo wynagrodzenie to jeszcze nie koniec. Do tego mogą dojść inne składniki wynagrodzenia, które są obowiązkowe, jak wynagrodzenie za nadgodziny, wynagrodzenie za pracę w porze nocnej, wynagrodzenie chorobowe. To już jednak składniki dodatkowe, ale nawet sam koszt „gołej” pensji pracownika jest dla pracodawcy spory.
Koszty wynagrodzeń to problem szczególnie dla początkujących przedsiębiorców. Jeśli ktoś prowadzi np. działalność nierejestrowaną, ale na poważnie myśli o swoim biznesie, to prędzej czy później będzie musiał się zmierzyć z kosztami wynagrodzeń. A oprócz samych wynagrodzeń pracownik generuje inne koszty. Jakie?
Ile pracownik kosztuje pracodawcę – pierwsze inwestycje i całkowity koszt zatrudnienia pracownika
Całkowity koszt zatrudnienia pracownika to nie tylko jego wynagrodzenie brutto, choć w głównej mierze właśnie od tego zależy, ile pracownik kosztuje pracodawcę. Sam moment zatrudnienia i związane z tym obowiązki pracodawcy już generują koszty. Przede wszystkim w związku z zatrudnieniem pracownika pracodawca ma obowiązek skierować go na badania lekarskie wstępne.
Wyjątkiem jest sytuacja, w której pracownik posiada aktualne badania lekarskie z poprzedniego zakładu pracy, pracodawca zatrudnia go na analogicznym stanowisku, a do ustania poprzedniej umowy nie mięło więcej niż 30 dni. W takim wypadku badania wstępne nie są obowiązkowe. Jeśli jednak są one obowiązkowe, to po pierwsze odbywają się one w godzinach pracy, a po drugiej odbywają się na koszt pracodawcy.
Powyższe wynika wprost z przepisu art. 229 §6 kodeksu pracy. Przepis ten mówi, że badania lekarskie wstępne, okresowe i kontrolne przeprowadzane są na koszt pracodawcy, a także, iż pracodawca ponosi ponadto inne koszty profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami, niezbędnej z uwagi na warunki pracy. Same badania lekarskie mogą kosztować nawet kilkaset zł.
A to oczywiście nadal nie jest całkowity koszt zatrudnienia pracownika. No więc ile pracownik kosztuje pracodawcę? Jakie są następne koszty zatrudnienia?
Kolejny koszt to koszt szkolenia BHP. Koszty związane z zatrudnieniem pracownika w tym zakresie nie są może znaczne, ale to nadal nie jest koszt końcowy. Pracownikowi trzeba zapewnić odpowiednie stanowisko pracy, zainwestować w jego wyposażenie, w narzędzia do pracy, materiały itp. Całkowity koszt zatrudnienia pracownika nie zamyka się tylko w wydatkach, związanych z wynagrodzeniem, badaniami, szkoleniem BHP czy organizacją stanowiska pracy.
Z punktu widzenia przepisów kodeksu pracy, pracodawca ma wobec pracownika szereg obowiązków. Jednym z nich jest prawidłowe naliczanie wynagrodzeń, kolejnym odpowiednie planowanie i rozliczanie czasu pracy (piszemy o tym więcej na naszym blogu o prawie pracy). A to wiąże się z zakupem odpowiedniego oprogramowania do prowadzenia kadr i płac. Do tego dochodzi działalność socjalna w zakładzie pracy, koszty związane z podnoszeniem kwalifikacji pracowników itp.
Jedną z metod minimalizowania kosztów związanych z zatrudnieniem pracownika jest współpraca B2B. Polega ona na współpracy z osobą, która już prowadzi działalność gospodarczą, wykonuje określone usługi, za które wystawia faktury. Samozatrudnienie pozwala na ograniczenie kosztów pracodawcy, które w zasadzie sprowadzają się jedynie do kosztów z faktury. Odpadają natomiast koszty pracodawcy związane ze składkami ZUS i obowiązkami pracodawcy wobec pracownika, o których wspomnieliśmy wcześniej. Tak więc – ile pracownik kosztuje pracodawcę? Jaki jest całkowity koszt zatrudnienia pracownika? Z pewnością wysoki, a koszty pracy nadal rosną. A do tego, mając na względzie obowiązujące przepisy prawa pracy, na kosztach związanych z zatrudnieniem niespecjalnie da się oszczędzać inaczej niż przez reorganizację i redukcję zatrudnienia.
