Przepisy prawa pracy przewidują regulacje w zakresie dokumentacji pracowniczej i wskazują, jak powinny wyglądać i co zawierać akta osobowe pracownika. Technicznie prowadzenie akt osobowych pracownika nie stwarza większych problemów, należy jednak przy ich sporządzaniu i uzupełnianiu mieć na względzie nie tylko przepisy prawa pracy, ale również przepisy dotyczące np. danych osobowych.
Ksero dowodu osobistego w aktach osobowych jest zbędne. W dowodzie osobistym są dane, których pracodawca nie ma potrzeby przetwarzać. A więc kserokopii dowodów w aktach nie przechowujemy. Więcej o tym poniżej.
Wielu pracodawców zastanawia się zatem jak wygląda kwestia: akta osobowe a kopia dowodu osobistego pracownika? Czy w świetle ustawy o ochronie danych osobowych kopia dowodu osobistego w ogóle może się w katach osobowych pracownika znajdować?
Dowód osobisty w aktach osobowych – można czy nie można?
Nie ma takiej potrzeby. Katalog danych osobowych, które pracodawca może przetwarzać w związku z zatrudnieniem wskazuje art. 22(1) kodeksu pracy. Dowód osobisty zawiera zdjęcie pracownika, a art. 22(1) nie wskazuje wizerunku – danej osobowej jako danej niezbędnej do przetwarzania w procesie zatrudnienia.
Ksero dowodu osobistego w aktach osobowych nie musi się znaleźć. Za zgodą pracownika można przetwarzać daną osobową – jego wizerunek, czy też inne dane spoza katalogu wskazanego w art. 22(1), ale należy mieć na względzie wyrażoną wprost w rozporządzeniu RODO zasadę minimalizacji danych.
Dopuszczalne jest natomiast ksero, w którym np. zamazane zostaną elementy zbędne. Tyle, że zamiast załączać do akt kserokopię dowodu z zamazanymi danymi, lepiej po prostu załączyć wypełniony kwestionariusz osobowy dla kandydata (do części A akt osobowych) czy kwestionariusz osobowy dla pracownika (do części B akt osobowych).
Nie przetwarzamy danych, których nie musimy przetwarzać. Nie gromadzimy danych zbędnych w aktach osobowych. Odpowiadając na pytanie – czy ksero dowodu osobistego może być w aktach osobowych najlepiej odpowiedzieć, że jest ono po prostu zbędne i jako takie w aktach nie powinno się znajdować.
Po co pracodawcy skan dowodu osobistego?
Jeśli pracodawca planuje zatrudnić pracownika i żąda od niego skanu dowodu, argumentując to tym, że jest to niezbędne do zawarcia umowy, to warto mieć na względzie, że takie działanie pracodawcy jest niedopuszczalne.
Przed zatrudnieniem pracownika pracodawca może żądać od niego udostępnienia pewnych informacji. Akta osobowe pracownika zawierają m.in. kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie czy kwestionariusz osobowy dla pracownika. Z reguły dokument ten zawiesza wszelkie niezbędne do zatrudnienia pracownika informacje, kopia dowodu osobistego nie jest zatem w aktach osobowych potrzebna.
Co więcej, co do zasady pracodawca nie jest uprawniony do posiadania w aktach osobowych pracownika (ani w innych dokumentach kadrowych) kopii dowodu osobistego osoby zatrudnionej.
Zakres informacji, jakich pracodawca może żądać od pracownika został wskazany w treści art. 22(1) kodeksu pracy. Do informacji tych należą imiona i nazwisko pracownika, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkania i adres do korespondencji, wykształcenie pracownika i przebieg jego dotychczasowego zatrudnienia, imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci pracownika, a także numer PESEL (niezbędny chociażby w przypadku prawidłowego zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego).
Wymienione powyżej dane pracownik udostępnia pracodawcy w formie oświadczenia, jakim jest np. kwestionariusz osobowy. Akta osobowe pracownika zawierają ten dokument, nie jest zatem niezbędne posiadanie w nich dodatkowo kserokopii dowodu osobistego pracownika, czy też innego dokumentu potwierdzającego tożsamość.
Sam dowód osobisty zawiera więcej informacji niż pracodawca może żądać od pracownika, nieuprawnione jest zatem żądanie przez pracodawcę wskazania np. daty ważności dowodu osobistego – nie mieści się ona w katalogu tych informacji, jakich pracodawca może od pracownika żądać.
Jak usunąć ksero dowodu osobistego z akt osobowych?
Przepisy tego nie precyzują. Najlepiej zatem stronę, na której znajduje się ksero akt osobowych po prostu fizycznie usunąć z akt i akta przenumerować, ewentualnie w miejsce kserokopii dowodu wstawić pustą kartę i nanieść na niej adnotację, że znajdował się tu dokument usunięty ze względu na RODO.
