kopia dowodu osobistego

Akta osobowe pracownika a kopia dowodu osobistego

Przepisy prawa pracy przewidują regulacje w zakresie dokumentacji pracowniczej i wskazują, jak powinny wyglądać i co zawierać akta osobowe pracownika. Technicznie prowadzenie akt osobowych pracownika nie stwarza większych problemów, należy jednak przy ich sporządzaniu i uzupełnianiu mieć na względzie nie tylko przepisy prawa pracy, ale również przepisy dotyczące np. danych osobowych. Wielu pracodawców zastanawia się zatem jak wygląda kwestia: akta osobowe a kopia dowodu osobistego pracownika? Czy w świetle ustawy o ochronie danych osobowych kopia dowodu osobistego w ogóle może się w katach osobowych pracownika znajdować?

Akta osobowe pracownika – czy potrzebna jest w nich kserokopia dowodu osobistego?

Przed zatrudnieniem pracownika pracodawca może żądać od niego udostępnienia pewnych informacji. Akta osobowe pracownika zawierają m.in. kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie czy kwestionariusz osobowy dla pracownika. Z reguły dokument ten zawiesza wszelkie niezbędne do zatrudnienia pracownika informacje, kopia dowodu osobistego nie jest zatem w aktach osobowych potrzebna. Co więcej, co do zasady pracodawca nie jest uprawniony do posiadania w aktach osobowych pracownika (ani w innych dokumentach kadrowych) kopii dowodu osobistego osoby zatrudnionej. Zakres informacji, jakich pracodawca może żądać od pracownika został wskazany w treści art. 22(1) kodeksu pracy. Do informacji tych należą imiona i nazwisko pracownika, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkania i adres do korespondencji, wykształcenie pracownika i przebieg jego dotychczasowego zatrudnienia, imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci pracownika, a także numer PESEL (niezbędny chociażby w przypadku prawidłowego zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego).

Wymienione powyżej dane pracownik udostępnia pracodawcy w formie oświadczenia, jakim jest np. kwestionariusz osobowy. Akta osobowe pracownika zawierają ten dokument, nie jest zatem niezbędne posiadanie w nich dodatkowo kserokopii dowodu osobistego pracownika, czy też innego dokumentu potwierdzającego tożsamość. Sam dowód osobisty zawiera więcej informacji niż pracodawca może żądać od pracownika, nieuprawnione jest zatem żądanie przez pracodawcę wskazania np. daty ważności dowodu osobistego – nie mieści się ona w katalogu tych informacji, jakich pracodawca może od pracownika żądać.

Jeśli akta osobowe pracownika zawierają kopie dowodów osobistych czy innych dokumentów tożsamości, kopie te powinny z akt zostać usunięte. Nie są one pracodawcy do niczego potrzebne, a gromadząc je pracodawca naraża się na zarzut przekroczenia regulacji z ustawy o ochronie danych osobowych i kodeksu pracy.

Skomentuj

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczyć spam. Dowiedz się więcej jak przetwarzane są dane komentarzy.