Mówiąc o osobie pracującej „za biurkiem” bardzo trudno dokładnie określić, jaki jest zakres obowiązków pracownika biurowego. To zależy od jego kompetencji, doświadczenia, sytuacji w której akurat znajduje się firma oraz szeregu wielu innych, niemożliwych do przewidzenia czynników. Dla niektórych praca tego typu wydaje się być czymś błahym, często wręcz zupełnie niepotrzebnym. Przyznaj się – jak często zastanawiałaś/eś się, czy pracownik urzędu w którym usiłujesz załatwić jakąś ważną sprawę właśnie teraz nie układa dziesiątej z rzędu, wirtualnej rundki pasjansa?
Bardzo powszechne jest również przekonanie o tym, że osoby specjalizujące się w papierkowej robocie więcej czasu spędzają na picu kawy czy herbaty, niż na realizację swoich obowiązków biurowych (pisaliśmy m.in. tutaj: obowiązki kierownika sklepu). Prawda jest taka, że zazwyczaj takie wyobrażenia nie mają nic wspólnego z rzeczywistością. Zakres obowiązków pracownika biurowego z reguły jest bardzo obszerny, wymaga dużego skupienia, zaangażowania i dobrej organizacji pracy. Ponadto, wiele z wykonywanych czynności wiąże się z dużą odpowiedzialnością (pisaliśmy m.in. tutaj: zagrożenia w pracy biurowej).
Z jakimi konkretnie zadaniami musi zmierzyć się osoba pracująca na stanowisku biurowym? Jakie umiejętności w związku z tym musi posiadać i czy rzeczywiście ma tyle wolnego czasu na pogaduszki o nowych butach koleżanki z sąsiedniego działu (pisaliśmy m.in. tutaj: cechy dobrego pracownika biurowego)? Oraz czy długi czas oczekiwania na załatwienie nieprzyjemnych, ale koniecznych dokumentów wynika z lenistwa urzędników? Odpowiedzi na te oraz inne pytania znajdziesz czytając poniższy tekst.
Zakres obowiązków pracownika biurowego – uzupełnianie, analizowanie i katalogowanie dokumentów
Bez względu na to, na jakim stanowisku oraz w jakiej branży jest zatrudniony pracownik biurowy na zakres jego obowiązków bez wątpienia będzie składać się praca przy dokumentach. W każdym tego słowa znaczeniu. Często jedna osoba jest odpowiedzialna za cały schemat obiegu papierów. Oznacza to, że ten sam pracownik zazwyczaj jest odpowiedzialny za wypełnienie bądź przyjęcie danych druków, przenalizowanie ich, ewentualne poprawienie czy uzupełnienie oraz przekazanie do kolejnych osób mając związek z daną sprawą.
Co więcej, pracownik biurowy zazwyczaj musi pilnować wszelkim terminów związanych z realizacją papierkowych zadań a to często wiąże się z przypominaniem innym ludziom o niezbędnych podpisach czy z podsuwaniem pod nos pewnych dokumentów odpowiednim osobom, w odpowiednim czasie. Warto dodać, że każde funkcjonujące przedsiębiorstwo czy urząd generuje ogromne ilości dokumentów. Aby możliwe było odnalezienie odpowiednich, nawet tych z przed kilku lat konieczne jest dbanie o dokładne katalogowanie posiadanych pism. To zadanie również spoczywa na barkach pracowników biurowych.
Ciągłe szkolenie się i reagowanie na zmiany – to również obowiązki pracownika biurowego
Niektórym wydaje się, że stanowisko biurowe to synonim ciepłej, wygodnej i niewymagającej pracy, którą wystarczy zdobyć raz i mieć „święty spokój do emerytury”. No bo przecież to nie praca fizyczna, która wymaga od człowieka bezustannego wysiłku. Jest to przekonanie bardzo mylące, oraz co gorsze – krzywdzące. Ludzie pracujący przy dokumentacji bardzo często muszą być specjalistą w zakresie wykonywanych obowiązków. Zostanie nim jest bezpośrednio powiązane z wieloletnią edukacją oraz doświadczeniem zawodowym. Ponadto, pracownicy biurowi bardzo często muszą wykazywać się znajomością standardów pozornie wykraczających poza kompetencje pracowników „nie wychylających nosa z ciepłego biura”.
Poprawne prowadzenie dokumentacji, zapewnienie obsługi interesantów na wysokim poziomie czy umiejętność wykrywania ewentualnych błędów pojawiających się na różnych etapach funkcjonowania przedsiębiorstwa wymaga otwartego umysłu i ciągłego uzupełniania wiedzy. Konieczne jest śledzenie zmian w przepisach obowiązujących nie tylko na terenie kraju ale również na terytorium Unii Europejskiej. Ponadto, pracownik biurowy musi zazwyczaj być na bieżąco z wszelkimi nowościami na rynku w branży, do której wpisuje się firma – umożliwia to bowiem wprowadzanie zmian optymalizujących pracę oraz poszukiwanie rozwiązań pozwalających na dynamiczny rozwój przedsiębiorstwa.
Osoby pozornie odpowiedzialne jedynie za segregowanie papierków muszą często łączyć ze sobą szeroką wiedzę, doświadczenie oraz niekończące się pokłady kreatywności. Do tego wszystkiego niezbędne jest jeszcze opanowanie i utrzymanie porządku na stanowisku pracy. Warto podkreślić też, że aby nadążyć za wszystkimi wymienionymi wymaganiami pracownicy biurowi w wielu przypadkach biorą udział w licznych szkoleniach, które często wykraczają poza standardowe godziny pracy. Podnoszenie kwalifikacji to jeden z najważniejszych obowiązków pracowników (pisaliśmy m.in. tutaj: Co daje szkoła policealna oraz tutaj: urlop na pisanie pracy magisterskiej)
Obsługa klientów bądź petentów w pracy biurowej
Bardzo często w zakres obowiązków pracownika biurowego wchodzi obsługa innych ludzi. Może ona ograniczać się tylko do rozmów telefonicznych ale równie dobrze może to być zaspokajanie potrzeb klientów czy petentów przychodzących do biura osobiście. W tego typu sytuacjach niezbędna jest opisana już szeroka wiedza na temat wykonywania pracy ale nie bez znaczenia okazuje się również wysoko rozwinięta umiejętność komunikatywności oraz duża cierpliwość. Z związku z tym, że większość ludzi załatwiając pewne sprawy papierkowe nie do końca wie co dokładnie musi wypełnić aby wszystko było zrobione nie tylko z korzyścią dla obu stron ale również zgodnie z prawem. W tym momencie pracownik biurowy pełni pewnego rodzaju funkcję przewodnika.
Często okazuje się, że mimo szczerych chęci nie może spełnić prośby ze względu na niepoprawną dokumentację bądź jej braki. Z tego właśnie powodu zazwyczaj z pozoru proste sprawy trwają znacznie dłużej niż życzyliby sobie tego interesanci. Niestety, pracownicy biurowi mogą często jedynie podpowiedzieć gdzie należy się udać, co należy poprawić czy uzupełnić aby wszystko było zgodne z planem. W większości sytuacji schematy postępowania są na tyle sztywnie ustalone przez prawo, że po prostu nie ma innej możliwości – trzeba się ich konsekwentnie trzymać.
Organizacja pracy biurowej nie tylko swojej, ale również innych pracowników
W miejscach, w których zatrudniane jest wiele osób, na bardzo zróżnicowanych stanowiskach konieczne jest stworzenie wewnętrznego systemu synchronizującego pracę różnych działów. To właśnie pracownicy biurowi pełnią funkcje organizacyjne. Logiczne uporządkowanie zadań wykonywanych przez każde ogniwo przedsiębiorstwa to bardzo trudne i odpowiedzialne zadanie. Wymaga ono umiejętności negocjowania z innymi, rozumienia ich potrzeb i jasnego wskazywania wykonywania pewnych czynności w określonym czasie. Ponadto, aby dobrze kontrolować funkcjonowanie ustalonego schematu konieczne jest wykazanie się ponadprzeciętną konsekwencją, sumiennością, uporządkowaniem i dyplomacją. Zakres czynności pracownika biurowego z punktu widzenia organizacyjnego może zawierać na prawdę szerokie spektrum obowiązków, zależne od specyfiki firmy.
Obsługa sprzętów, narzędzi oraz programów niezbędnych do pracy w biurze
Wydawać by się mogło, że pracownik biurowy nie musi korzystać w swojej pracy ze zbyt wielu narzędzi, a w związku z tym praca z technicznego punktu widzenia zawsze przebiega bezproblemowo. To kolejne przekonanie, które wynika z powierzchownego spojrzenia na ten zawód. Okazuje się, że pracownicy biurowi bardzo często są wręcz uzależnieni od sprawnego funkcjonowania licznych sprzętów, narzędzi czy programów komputerowych. Obecnie, większość czynności, również tych związanych z dokumentacją i rozliczaniem jest wykonywana w świecie wirtualnym.
Niesprawny komputer czy nieaktualne oprogramowanie uniemożliwiają wykonywanie obowiązków. Konieczne jest więc, regularne kontrolowanie stanu wszystkich urządzeń będących elementem wyposażenia biura. Bardzo istotne jest też pilnowanie terminów ważności licencji na programy niezbędne do wprowadzania danych, kalkulowania obrotów czy edycji tekstu. Nawet jeżeli obowiązki te nie są bezpośrednio narzucone na pracownika biurowego, to i tak w jego interesie jest dopilnowanie, aby czynności te zostały na czas wykonane.
Tłumaczenie dokumentacji innym pracownikom, kontrahentom bądź interesantom
Na zakres istotnych czynności wykonywanych przez pracownika biurowego składa się tłumaczenie dokumentacji osobom, które często nie mają z nią za wiele do czynienia. Przedstawienie często zawiłych schematów, wymogów i ograniczeń wynikających z prawa czy norm narzuconych przez rynek w sposób jasny dla przeciętnego zjadacza chleba nie jest zadaniem łatwym. Ponadto, często nie kończy się jedynie na wyjaśnieniu pewnych kwestii. W wielu przypadkach niezbędne jest udzielenie licznych wskazówek umożliwiających rozwiązanie trudnych sytuacji.
Co więcej, zdarzają się przypadki, w których konieczne jest wspólne wypełnianie poszczególnych elementów wniosków, kwitów, akt czy faktur. Bywa, że w sytuacjach wyjątkowo trudnych i nietypowych niezbędne jest uruchomienie osobistej sieci kontaktów w celu skonsultowania wątpliwości czy po prostu poproszenia o pomoc. Oczywiście, aby móc liczyć na pomoc innych specjalistów pracownicy biurowi muszą wykazywać się lojalnością wobec nich oraz pomocną ręką w sytuacjach kryzysowych z ich punktu widzenia. Po głębszym zastanowieniu okazuje się, że pracownicy biurowi są często niedoceniani przez ogół społeczeństwa.
Tylko dlatego, że ich praca w dużej części sprowadza się do siedzenia za biurkiem. Należy jednak pamiętać, że zakres obowiązków pracownika biurowego jest znacznie obszerniejszy, niż mogłoby się wydawać na pierwszy rzut oka. To zawód związany z dużą odpowiedzialnością, wymagający ciągłego poszerzania wiedzy i niekończących się pokładów cierpliwości – zarówno w stosunku do restrykcyjnych zasad, których trzeba przestrzegać jak i do ludzi, z którymi się pracuje. Mity, które wytrwale krążą wokół tej grupy zawodowej są krzywdzące i negatywnie wpływają na relację interesant-pracownik biurowy.
Należy pamiętać, że załatwianie nawet najbardziej zawiłych spraw może okazać się znacznie przyjemniejsze, jeżeli wykażemy się cierpliwością oraz zwykłą ludzką życzliwością. Bądźmy dla siebie na co dzień po prostu bardziej wyrozumiali a zdecydowanie łatwiej będzie każdemu przechodzić przez gąszcz papierów z którymi prędzej czy później do czynienia ma każdy człowiek.
Praca biurowa to idealna sprawa na początek kariery zawodowej. Nie jest ona może jakoś specjalnie wysoko wynagradzana (choć nie jest to normą – pisaliśmy m.in. tutaj: pensja w pierwszej pracy), ale pozwala na zdobycie doświadczenia i kwalifikacji. Warto rozważyć pracę biurową – nie należy tylko wierzyć w mity, że to praca lekka, łatwa i przyjemna.
