Obniżenie etatu wpływa nie tylko na czas pracy pracownika, na jego wynagrodzenie itp., ale wpływa również na urlop wypoczynkowy, z jakiego może skorzystać pracownik. Generalnie bowiem na pełnym etacie pracownik ma prawo do 20 albo 26 dni urlopu wypoczynkowego za rok, ale zgodnie z art. 154 §2 kodeksu pracy Wymiar urlopu dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika, a niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia.
Obniżenie etatu wpływa na urlop wypoczynkowy – pomniejsza wymiar tego urlopu. Co jednak ważne, obniżenie etatu wpływa na urlop wypoczynkowy, który pracownik nabywa dopiero po obniżeniu etatu. O co tu chodzi?
Może się okazać, że pracownik, który został początkowo zatrudniony np. na pełnym etacie, po pewnym czasie zatrudnienia przechodzi na obniżony etat. Przykładowo pracodawca wręczył mu wypowiedzenie zmieniające, powodujące obniżenie etatu. W takiej sytuacji należy osobno naliczyć urlop należny pracownikowi za czas pracy na pełnym etacie i osobno za czas po obniżeniu etatu.
W konsekwencji za dany rok pracownik nie ma już prawa do 20 albo 26 dni urlopu, ale odpowiednio mniej. Ponieważ wielu pracowników zastanawia się, czym skutkuje obniżenie etatu w kontekście urlopu wypoczynkowego, zajmijmy się tym tematem.
Obniżenie etatu a urlop wypoczynkowy
Jeśli to Twoja pierwsza praca w życiu, to wiesz zapewne, że urlop w pierwszej pracy naliczany jest w wymiarze 1/12 z przysługującej pracownikowi puli z upływem każdego miesiąca pracy, a z dniem 1 stycznia następnego roku pracownik ma prawo do urlopu kolejnego, od razu w pierwszym wymiarze. Urlop wypoczynkowy niewykorzystany w danym roku przechodzi na rok następny jako tzw. urlop zaległy, którego co do zasady pracodawca musi pracownikowi udzielić do 30 września.
Czytaj także: Czy na okresie próbnym przysługuje urlop?
Obniżenie etatu powoduje obniżenie wymiaru urlopu, ale dopiero od chwili obniżenia tego etatu. Pokażmy to na konkretnym przykładzie. Zacznijmy od urlopu wypoczynkowego w pierwszej pracy. Zmniejszenie etatu wpływa bowiem na urlop wypoczynkowy zarówno w pierwszym roku pracy, jak i w latach kolejnych.
Załóżmy, że pracownik został zatrudniony z dniem 1 października 2020 roku. Jest to jego pierwsza praca w życiu. Pracuje na pełnym etacie. Urlop wypoczynkowy należy mu się z upływem każdego miesiąca pracy, a więc w dniu 31 października nabywa prawo do 1/12 z 20 dni, czyli 1,67 dnia urlopu i tak samo następnie 30 listopada i 31 grudnia 2020 roku.
Z dniem 1 stycznia 2021 roku pracownik nabywa prawo do 20 dni urlopu z góry. Te 20 dni urlopu wypoczynkowego będą mu przysługiwać, jeśli po pierwsze będzie pozostawał w zatrudnieniu cały rok, a po drugie w trakcie roku nie nastąpi obniżenie etatu, które ma wpływ właśnie m.in. na urlop wypoczynkowy.
No i tu miała miejsce taka sytuacja. Od dnia 1 sierpnia 2021 pracownik pracuje na 1/2 etatu. Mamy zatem taką sytuację, że pierwsze 7 miesięcy w 2020 roku pracownik przepracował na pełnym etacie, a pozostałe 5 miesięcy na 1/2 etatu. W sumie zatem za ten rok nie będzie miał już prawa do 20 dni urlopu, ale odpowiednio mniej.
Sprawdź także: Nadgodziny na pół etatu
Liczymy. Najpierw dla czasu trwania zatrudnienia w tym roku na pełnym etacie: 7/12 z 20 = 11,66, a po zaokrągleniu 12 dni.
Teraz urlop wypoczynkowy dla 1/2 etatu za okres od sierpnia do grudnia: 5/12 z 1/2 z 20 = 5/12 z 10 = 4,16, a po zaokrągleniu 5 dni.
Łącznie zatem za ten rok pracownik nabędzie prawo do 17 dni urlopu wypoczynkowego – 17 dni przeliczeniowych po 8 godzin każdy. Należy bowiem pamiętać, że pracownik zatrudniony na pół etatu niekoniecznie musi pracować po 4 godziny dziennie. Widzisz natomiast, że obniżenie etatu ma wpływ na urlop wypoczynkowy pracownika.
Sprawdź także: Praca w sobotę 50 czy 100
Zgodnie z art. 154(2) §1 kodeksu pracy urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu.
Sprawdź także: Czy pracodawca może dać mniej niż najniższa krajowa
Pracownik zatrudniony na pół etatu niekoniecznie pracuje po 4 godziny na dobę. Norma dobowa tego pracownika to zgodnie z art. 129§1 kodeksu pracy 8 godzin, a norma średniotygodniowa 40 godzin. Równie dobrze zatem ten pracownik może pracować 3 dni po 6 godzin, 1 dzień 2 godziny, jeden dzień mieć wolny i oprócz tego wolny weekend (więcej pisaliśmy tutaj: czas wolny za nadgodziny).
W praktyce zatem te 17 dni należy przeliczyć na godziny, co daje 17 * 8 = 136 godzin i udzielać urlopu wypoczynkowego w takim wymiarze, jaki pracownik ma do przepracowania danego dnia. Każdy dzień fizycznej nieobecności urlopowej pomniejszy pulę należnego pracownikowi urlopu.
Może się okazać, że np. obniżenie etatu doprowadzi do tego, że pracownikowi w danym roku w ogóle nie będzie należał się urlop wypoczynkowy. Wróćmy do naszego przykładu.
Przychodzi 1 stycznia, pracownik nabywa prawo do urlopu kolejnego z góry (chyba, że w dniu 1 stycznia przebywa na urlopie bezpłatnym, to wówczas prawa do urlopu wypoczynkowego za ten rok nie nabędzie, dopóki nie zakończy urlopu – pisaliśmy o tym więcej tutaj: co pracownik traci na urlopie bezpłatnym). Oznacza to, że już od 1 stycznia może wykorzystać z góry należne mu 20 dni urlopu wypoczynkowego.
No i załóżmy teraz, że pracownik te 20 dni urlopu wypoczynkowego wykorzystał w okresie, kiedy pozostawał jeszcze w zatrudnieniu na pełnym etacie, czyli w okresie od stycznia do końca lipca. Tymczasem od 1 sierpnia ma miejsce obniżenie etatu. No i okazuje się, że po przeliczeniu urlopu wypoczynkowego za ten rok zgodnie z tym, co zaprezentowaliśmy powyżej, pracownik nie ma już prawa do 20 dni urlopu wypoczynkowego za ten rok, ale do 17 dni.
Zysk pracownika. Pracodawca nie może mu potrącić tego „nadwykorzystania” z urlopu należnego za następny rok. Za cały rok pracownikowi nie należy się więcej, niż te 17 dni, ale ponieważ zdążył już ten urlop wykorzystać, zanim nastąpiło obniżenie etatu, to to obniżenie etatu nie skutkuje już pomniejszeniem należnego za ten rok urlopu wypoczynkowego.
Obniżenie etatu w trakcie miesiąca a urlop wypoczynkowy
Może się okazać, że to obniżenie etatu będzie mieć miejsce nie z pierwszym dniem miesiąca, ale w trakcie miesiąca. Przykładowo ten nasz pracownik zmienia wymiar etatu nie z dniem 1 sierpnia, ale np. z dniem 10 sierpnia. Jak wówczas naliczyć urlop wypoczynkowy za sierpień? Czy to obniżenie etatu ma wpływ na urlop wypoczynkowy już od sierpnia, czy dopiero od kolejnego miesiąca?
Od razu należy wspomnieć – przepisy prawa pracy nie regulują tej sytuacji. Zmniejszenie wymiaru czasu pracy wiąże się ze zmniejszeniem nie tylko wynagrodzenia ale także urlopu wypoczynkowego. Osoba, która dotychczas pracowała na cały etat, a obecnie pracuje na pół etatu nie może wykorzystać tyle urlopu, ile przysługiwało jej wcześniej. W przypadku zmiany etatu, urlop ulega proporcjonalnemu zmniejszeniu. W praktyce kadrowej pewne wątpliwości budzi to, jak zmniejszyć urlop wypoczynkowy, gdy następuje obniżenie etatu w trakcie miesiąca.
Generalnie są tu trzy rozwiązania. Urlop za miesiąc, w którym nastąpiło obniżenie etatu ustala się jeszcze dla starego etatu, tego wyższego, czy też ustala się już dla nowego albo też ustala się najpierw, jaką część miesiąca pracownik przepracował na wyższym etacie, a jaką na niższym i dopiero podejmuje decyzję, czy urlop za ten miesiąc naliczy dla wyższego czy niższego etatu.
Jeśli obniżenie etatu ma miejsce w pierwszej połowie miesiąca, to za ten miesiąc należy już naliczyć urlop dla obniżonego etatu. Jak to wygląda w praktyce?
Pracownik został zatrudniony z dniem 1 października. Nie jest to jego pierwsza praca w życiu, a ma już staż pracy ponad 10 lat. Ma zatem prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego za rok. Tyle też nabywa z dniem 1 stycznia kolejnego roku.
Obniżenie wymiaru etatu ma miejsce w dniu 11 czerwca. W czerwcu pracownik ma do przepracowania 176 godzin (22 dni robocze), a więc pracując jeszcze na pełnym etacie przepracował 8 dni roboczych, a następnie po obniżeniu etatu do połowy od 11 czerwca pracuje już po 4 godziny na dobę. Większość miesiąca zatem przepracował po obniżeniu etatu, a więc urlop za ten miesiąc nabędzie już z obniżonego wymiaru.
Ostatecznie za ten rok, zakładając, że pracownik na 1/2 etatu dopracuje do końca roku, to za ten rok nabędzie urlop: 5/12 z 26 (styczeń – maj) = po zaokrągleniu 11 dni oraz 1/2 z 7/12 (czerwiec – grudzień) z 26 dni = po zaokrągleniu 8 dni.
W sumie obniżenie etatu obniża urlop wypoczynkowy należny pracownikowi za ten rok do 19 dni.
Obniżenie etatu nie zawsze musi mieć wpływ na urlop w danym roku – jak już wspomnieliśmy, jeśli pracownik pracuje na wyższym etacie, zdąży w tym okresie wykorzystać cały należny za dany rok urlop, to obniżenie etatu już nie ma wpływu na wymiar urlopu w tym roku – po prostu pracownik zdążył go już wykorzystać.
Z drugiej strony – załóżmy, że pracownik z dniem 1 stycznia nabył prawo do 20 dni urlopu i nie wykorzystał ani jednego dnia do czasu, kiedy miało miejsce obniżenie etatu. Dla uproszczenia przyjmijmy, że obniżenie etatu ma miejsce od 1 lipca. W sumie zatem za okres od stycznia do czerwca pracownik nabędzie 6/12 z 20 czyli 10 dni urlopu, a za okres od lipca do grudnia 1/2 z 6/12 z 20 czyli 5 dni.
Jeśli pracując na pełnym etacie nie wykorzystał wszystkich dni urlopu, to one oczywiście przechodzą na okres, kiedy pracownik pracuje na obniżonym etacie. Stąd też, jeśli ma miejsce sytuacja, w której pracownik pracuje na pełnym etacie, a potem przechodzi na jakiś bardzo niski wymiar, np. 1/8 etatu, a do tego pracuje np. po 2 godziny na dobę, to może się okazać że fizycznych nieobecności urlopowych będzie miał bardzo dużo.
Dzień urlopu to 8 godzin. Jeśli pracownik pracując na pełnym etacie wypracował sobie 10 dni urlopu, czyli 80 godzin, to po przejściu np. na 1/4 etatu i pracując po 2 godziny na dobę może mieć aż 40 dni fizycznej nieobecności urlopowej, co daje prawie dwa miesiące wolnego (zakładając, że miesiąc ma średnio 21 dni roboczych). A do tego jeszcze może dojść czas wolny za nadgodziny, oddawanie dnia wolnego za święto w sobotę itp. tego wolnego pracownik może mieć zatem naprawdę dużo.
Szkolenie z rozliczania czasu pracy
Obniżenie etatu wpływa na urlop wypoczynkowy pracownika, należy o tym pamiętać. Szczególnie powinien o tym pamiętać pracodawca, bo obniżenie etatu nie powoduje wyzerowania dotychczas nabytego urlopu wypoczynkowego, a jeśli nie dochodzi do rozwiązania stosunku pracy, nie można za ten urlop wypłacić ekwiwalentu – pracownik musi go wykorzystać.
Oczywiście zmniejszenie etatu ma wpływ również na zmniejszenie urlopu w każdym systemie czasu pracy – nie ma znaczenia, ile godzin na dobę pracuje pracownik, czy pracuje w zadaniowym systemie czasu pracy itp. Po prostu urlop nalicza się z puli 20 czy 26 dni, ale proporcjonalnie do wymiaru etatu.
Oczywiście może się też zdarzyć sytuacja, w której pracownik pracuje na pełnym etacie, po pewnym czasie ma miejsce obniżenie etatu, ale dość szybko pracodawca z pracownikiem się rozstanie, np. w trybie dyscyplinarnym. Wówczas za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, który pracownik wypracował sobie jeszcze pracując na pełnym etacie, pracodawca musi naliczyć i wypłacić ekwiwalent za urlop. O urlopach wypoczynkowych pracowników niebawem więcej – zajmiemy się urlopami dodatkowymi, np. dla osób niepełnosprawnych.
