Jeśli zastanawiasz się, jak wyliczyć wynagrodzenie netto, ale kompletnie nie masz pojęcia o składkach, podatkach itp., to w tym artykule omówimy cały mechanizm, dzięki któremu poznasz metody naliczania wynagrodzenia netto od brutto, naliczenia składek społecznych ZUS i składki zdrowotnej oraz zaliczki na podatek dochodowy z wynagrodzenia.
Nie jest to takie skomplikowane, wbrew pozorom – przykładowa lista płac już za chwilę. Omówimy krok po kroku cały mechanizm naliczania listy płac – niejako wzór wyliczenia wynagrodzenia netto od wynagrodzenia brutto.
W tym artykule pokażemy, jak wyliczyć wynagrodzenie netto, naliczyć obciążenia publicznoprawne (składki ZUS i podatek) – konkretne przykłady poniżej, ale wcześniej trochę niezbędnej teorii.
Pokażemy również nie tylko, jak wyliczyć wynagrodzenie netto od pensji brutto, ale również w przypadku, jeśli pracownik część miesiąca przebywał na zwolnieniu lekarskim i pracownikowi należy się wynagrodzenie chorobowe albo zasiłek chorobowy. Omówimy również, jakie składniki wynagrodzenia uwzględnia się na liście płac w podstawach do składek, podstawie do podatku oraz dolicza po prostu do wynagrodzenia netto. Artykuł długi, ale postaramy się omówić zagadnienie kompleksowo.
Jak wyliczyć wynagrodzenie netto?
Jeśli pracujesz na etacie, otrzymujesz jakieś wynagrodzenie. W umowie o pracę zapisane zostało wynagrodzenie brutto (w każdym razie tak powinno być zapisane), a pracodawca – zanim wypłaci Ci wynagrodzenie, musi je przeliczyć do kwoty netto. Licząc wynagrodzenie netto pracownika pracodawca nalicza składki ZUS i podatek (chyba, że pracownik ma mniej niż 26 lat i korzysta z tzw. Zerowego PIT dla młodych, to wówczas z jego wynagrodzenia nalicza się jedynie składki ZUS).
Na Twoje wynagrodzenie mogą składać się różne składniki – wynagrodzenie zasadnicze, premie, prowizje, dodatki itp. (pisaliśmy m.in. premia uznaniowa i premia regulaminowa – różnice oraz nieco tutaj: pracodawca płaci pod stołem i jeszcze tutaj: czy pracownik może dostać mniej niż minimalna).
Niektóre z nich są ozusowane i opodatkowane, niektóre jedynie ozusowane, niektóre jedynie opodatkowane. Jeśli się wie, jak wyliczyć wynagrodzenie netto, to odpowiednie składniki dolicza się po prostu do podstaw – czy to składek ZUS, czy podatku – czy też po prostu do wynagrodzenia netto.
Obliczanie wynagrodzenia od brutto do netto polega m.in. na naliczeniu składek ZUS. Część składek finansuje pracownik, a część pracodawca. Sposób finansowania składek ZUS i ich wysokość przedstawia się następująco:
- Ubezpieczenie emerytalne – cała składka wynosi 19,52%, z czego 9,76% finansuje pracownik ze swojej pensji brutto, a 9,76% pracodawca z własnych środków
- Ubezpieczenie rentowe – cała składka wynosi 8%, z czego 1,5% pochodzi z wynagrodzenia pracownika, a 6,5% finansuje pracodawca z własnych środków
- Ubezpieczenie chorobowe – cała składka chorobowa wynosi 2,45% i jest ona w całości finansowana z wynagrodzenia pracownika (składka ta ma znaczenie m.in. dla świadczeń chorobowych – pisaliśmy m.in. tutaj: L4 w ciąży, L4 w pierwszym miesiącu pracy)
- Ubezpieczenie wypadkowe – składka ta jest zmienna, w zależności od zakładu pracy, ilości zatrudnionych, ilości wypadków przy pracy itp. – załóżmy na potrzeby naszych wyliczeń, że składka ta wynosi 1,67%
- Ubezpieczenie zdrowotne – cała składka wynosi 9%, z tym, że jest ona w części (7,75%) finansowana z naliczonego podatku, a 1,25% pochodzi z wynagrodzenia pracownika.
Do powyższego dochodzi jeszcze składka na Fundusz Pracy (2,45% podstawy) i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (0.10% podstawy) oraz – jeśli pracownik wykonuje pracę w warunkach szczególnych lub o szczególnym charakterze – składka na Fundusz Emerytur Pomostowych (1,5% podstawy.
Składka na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych nie zawsze są naliczane. Przede wszystkim pracownik musi osiągać przychody w wysokości co najmniej pensji minimalnej (łącznie, jeśli pracuje w kilku zakładach pracy). Do tego składek tych nie płaci się np. za pracownicę wracającą po macierzyńskim przez okres 36 miesięcy, po zatrudnieniu pracownika w wieku 50 plus, który wcześniej był zarejestrowany w urzędzie pracy jako osoba bezrobotna (pisaliśmy m.in. tutaj: dofinansowanie stanowiska pracy bezrobotnego).
Jak wyliczyć wynagrodzenie netto – składki ZUS i podatek i pensja netto – przykładowa lista płac
Składki społeczne liczone są co do zasady od wynagrodzenia brutto, składka zdrowotna od brutto pomniejszonego o składki społeczne (do podstawy składki zdrowotnej dolicza się wynagrodzenie chorobowe), a podatek od przychodu pomniejszonego o składki społeczne pracownika i tzw. koszty uzyskania przychodu.
Sprawdź także: ZUS wypłata chorobowego termin
Koszty uzyskania przychodu to kwota 250 zł miesięcznie – tzw. koszty podstawowe oraz 300 zł miesięcznie – tzw. koszty podwyższone, które należą się pracownikom dojeżdżającym do miejsca pracy z innej miejscowości.
Oprócz kosztów uzyskania przychodu jak się liczy wynagrodzenie od brutto do netto, stosuje się inny parametr podatkowy, tzw. ulgę podatkową. Ulga podatkowa to kwota 43,76 zł i przysługuje ona tylko raz. Jeśli pracownik ma np. emeryturę (pisaliśmy m.in. tutaj: pracownik idzie na emeryturę – jakie obowiązki ma pracodawca), inny etat itp. to ulga podatkowa naliczana jest tylko raz. Aby ustalić, czy pracownik ma prawo do ulgi podatkowej, czy nie, należy sprawdzić, czy złożył oświadczenie PIT-2.
Może się okazać, że pracownik pracuje w dwóch zakładach pracy – wówczas ulga podatkowa przysługuje tylko raz, ale koszty uzyskania przychodu nalicza się osobno w każdym zakładzie pracy, aż do osiągnięcia limitów rocznych:
| Przychody | KUP miesięczne | Limit roczny |
| z tytułu jednego stosunku pracy | 250 zł | łącznie nie więcej niż 3.000 zł |
| równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku pracy | z każdego z tych stosunków pracy 250 zł | łącznie nie więcej niż 4.500 zł |
| z tytułu jednego stosunku pracy gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania pracownika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i pracownik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę | 300 zł | łącznie nie więcej niż 3.600 zł |
| równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku pracy gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania pracownika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i pracownik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę | z każdego z tych stosunków pracy 300 zł | łącznie nie więcej niż 5.400 zł |
Uwaga – jeśli np. pracownik w danym miesiącu przepracował jeden czy dwa dni i jego wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca jest stosunkowo niskie, koszty uzyskania przychodu ogranicza się i mogą one być niższe niż odpowiednio 250 albo 300 zł.
OK, czas teraz na przykładową listę płac i omówienie, jak wyliczyć wynagrodzenie netto od pensji brutto. Zaczniemy od przykładów najprostszych. Pracownik ma jedynie wynagrodzenie zasadnicze.
Sprawdź także: Nadgodziny przy niepełnym etacie
Jak wyliczyć wynagrodzenie netto – przykładowa lista płac
Pracownik otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze w kwocie 4000 zł brutto. Nie ma żadnych innych składników wynagrodzenia. Nie ma innego etatu, pracuje w miejscowości, w której mieszka, a zatem przysługuje mu ulga podatkowa 43,76 zł oraz koszty uzyskania przychodu 250 zł.
Sprawdź także: Ile dni pracodawca może się spóźnić z wypłatą
Wyliczenie wynagrodzenia netto wygląda następująco (za pomocą tego wzoru łatwo ustalisz, jak wyliczyć wynagrodzenie netto dla swojej pensji):
- Wynagrodzenie brutto: 4000 zł
- Podstawa składek społecznych: 4000 zł
- ZUS pracownika: 390,40 zł + 60 zł + 98 zł = 548,40 zł
- Ubezpieczenie emerytalne: 9,76% z 4000 zł, czyli 390,40 zł
- Ubezpieczenie rentowe: 1,5% z 4000 zł = 60 zł
- Ubezpieczenie wypadkowe: 2,45% z 4000 zł = 98 zł
- Podstawa składki zdrowotnej: 4000 zł – 548,40 zł = 3451,60 zł
- Koszy uzyskania przychodu: 250 zł (jeśli pracownik ma prawo do Zerowego PIT dla Młodych, tu wstawiamy 0)
- Podstawa podatku: 4000 zł – 548,40 zł – 350 zł = po zaokrągleniu 3202 zł (jeśli pracownik ma prawo do Zerowego PIT dla Młodych, tu wstawiamy 0)
- Zaliczka na podatek: 17% z 3202 – 43,76 zł (jeśli pracownik nie ma prawa do ulgi podatkowej, podatek wyniesie 17% z 3202 zł. Jeśli pracownik ma prawo do Zerowego PIT dla Młodych, tu wstawiamy 0) = 500,58 zł
- Ubezpieczenie zdrowotne (cała składka): 9% z 3451,60 zł = 310,64 zł
- Ubezpieczenie zdrowotne (część odliczalna): 7,75% z 3451,60 zł = 267,50 zł
- Podatek do urzędu skarbowego: 500,58 zł – 267,50 zł = po zaokrągleniu 233 zł (jeśli pracownik ma prawo do Zerowego PIT dla Młodych, tu wstawiamy 0)
- Netto do wypłaty: 4000 zł – 548,40 zł – 310,64 zł – 233 zł = 2907,96 zł
A to jeszcze nie koniec – zaraz policzymy ZUS pracodawcy. Jak widzisz, jeśli pracownik ma pensję 4000 zł brutto, to jak wyliczyć z tego wynagrodzenie netto, to na rękę zostaje mu niecałe 2908 zł. Teraz liczymy składki ZUS z tego wynagrodzenia, jakie finansuje pracodawca z własnych środków.
- Ubezpieczenie emerytalne: 9,76% z 4000 zł = 390,40 zł
- Ubezpieczenie rentowe: 6,5% z 4000 zł = 260 zł
- Ubezpieczenie wypadkowe: 1,67% z 4000 zł = 66,80 zł
- Fundusz Pracy: 2,45% z 4000 zł = 98 zł
- Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych: 0,10% z 4000 zł = 4 zł
Łącznie składki ZUS pracodawcy wynoszą 819,20 zł. Jak widzisz, żeby pracownik mógł otrzymać na rękę niecałe 2908 zł, pracodawca musi wydać aż ponad 4819 zł.
Wiesz już, jak wyliczyć wynagrodzenie netto od „gołej” pensji. Teraz pokażmy, jak wyliczyć wynagrodzenie netto, jeśli pracownik w danym miesiącu otrzymał np. nagrodę jubileuszową, która jest zwolniona ze składek ZUS.
Jak wyliczyć wynagrodzenie netto, jeśli pracownik otrzymał nagrodę jubileuszową
Załóżmy, że pracownik pracuje na pół etatu (pisaliśmy m.in. co traci pracownik zatrudniony na pół etatu) i otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze w kwocie 2200 zł. W marcu otrzymał również nagrodę jubileuszową w kwocie 2000 zł. Pracownik ma prawo do ulgi podatkowej oraz podwyższonych kosztów uzyskania przychodu (dojeżdża do miejsca pracy z innej miejscowości).
Jak wyliczyć wynagrodzenie netto w tej konfiguracji? Liczymy pensję netto podobnie jak wcześniej, tyle, że tę nagrodę jubileuszową doliczamy do podstawy podatku – nagroda jubileuszowa jest zwolniona ze składek ZUS, ale nie jest zwolniona z podatku. Zakładamy, że pracownik ma więcej niż 26 lat i nie korzysta ze zwolnienia Zerowy PIT dla młodych.
Obliczanie wynagrodzenia netto w tym wypadku wygląda następująco:
- Wynagrodzenie brutto: 2200 zł
- Nagroda jubileuszowa: 2000 zł
- Podstawa składek społecznych: 2200 zł
- ZUS pracownika: 214,72 zł + 33 zł + 53,90 zł = 301,62 zł
- Ubezpieczenie emerytalne: 9,76% z 2200 zł = 214,72 zł
- Ubezpieczenie rentowe: 1,5% z 2200 zł = 33 zł
- Ubezpieczenie chorobowe: 2,45% z 2200 zł = 53,90 zł
- Podstawa składki zdrowotnej: 2200 zł – 301,62 zł = 1898,38 zł
- Koszt uzyskania przychodu: 300 zł
- Podstawa podatku: 2200 zł – 301,62 zł – 300 zł + 2000 zł (tu doliczamy nagrodę jubileuszową) = po zaokrągleniu 3598 zł
- Zaliczka na podatek: 17% z 3598 zł – 43,76 zł = 567,90 zł
- Ubezpieczenie zdrowotne (cała składka): 9% z 1898,38 zł = 170,85 zł
- Ubezpieczenie zdrowotne (odliczane od podatku): 7,75% z 1898,38 zł = 147,12 zł
- Podatek do skarbowego: 567,90 – 147,12 = po zaokrągleniu 421 zł
- Netto do wypłaty: 2200 zł + 2000 zł – 301,62 zł – 170,85 zł – 421 zł = 3306,53 zł
Jak widzisz, wyliczenie wynagrodzenia netto, jeśli pracownik ma również składniki wynagrodzenia, które są zwolnione ze składek ZUS, ale podlegają opodatkowaniu, nie jest skomplikowane.
Zapamiętaj. Jak wyliczyć wynagrodzenie netto, jeśli pracownik ma – oprócz pensji zasadniczej – również inne składniki wynagrodzenia? Jeśli są one ozusowane, doliczamy je do podstawy składek społecznych. Jeśli są zwolnione ze składek ZUS, a jedynie opodatkowane – doliczamy je do podstawy podatku.
Jeśli natomiast pracownik otrzymuje również składniki wynagrodzenia, które są zwolnione ze składek ZUS i podatku? Należy doliczyć je do pensji netto.
Jak wyliczyć wynagrodzenie netto, jeśli pracownik jest na chorobowym
Teraz kolejna rzecz. Może się okazać, że pracownik pójdzie na zwolnienie lekarskie i za część miesiąca otrzyma wynagrodzenie chorobowe. O tym, jak się liczy wynagrodzenie chorobowe, pisaliśmy w tym artykule: ile się należy za dzień chorobowego. Przestawiliśmy tu sposób liczenia wynagrodzenia chorobowego od pensji minimalnej obowiązującej w 2021 roku, ale mechanizm jest ogólny. Jak wyliczyć wynagrodzenie netto od wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca i wynagrodzenia chorobowego, pokażemy teraz.
Załóżmy, że pracownik ma pensję zasadniczą 3800 zł. Nie otrzymuje żadnych innych składników, nie pracował w nadgodzinach (pisaliśmy m.in. tutaj: dodatki za nadgodziny 50% i 100%). Po prostu, odkąd pracuje, otrzymuje pensję brutto 3800 zł.
Pracownik ten w marcu przebywał 11 dni na zwolnieniu lekarskim. Za marzec otrzyma on zatem wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca oraz wynagrodzenie chorobowe. To jego pierwsze zwolnienie lekarskie w tym roku, a choroba nie jest spowodowana wypadkiem przy pracy, nie jest to zwolnienie lekarskie w ciąży.
Wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca liczy się zgodnie z przepisem §11 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29.05.1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy:
W celu obliczenia wynagrodzenia, ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości, za przepracowaną część miesiąca, jeżeli pracownik za pozostałą część tego miesiąca otrzymał wynagrodzenie określone w art. 92 Kodeksu pracy, miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez 30 i otrzymaną kwotę mnoży przez liczbę dni wskazanych w zaświadczeniu lekarskim o czasowej niezdolności pracownika do pracy wskutek choroby. Tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odejmuje się od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.
W naszym przypadku będzie to zatem: 3800 zł – 3800 zł / 30 * 11 dni choroby = 2406,67 zł
Z kolei wynagrodzenie chorobowe liczy się zgodnie z przepisami ustawy zasiłkowej – ustala podstawę, liczy jedną dniówkę chorobową i mnoży przez dni choroby. U nas będzie to:
3800 – 13,71% z 3800 = 3279,02 zł
11 dni * 3279,02 / 30 * 80% = 961,85 zł. Tyle wyniesie wynagrodzenie chorobowe.
Mamy więc ustalone składniki wynagrodzenia w tym miesiącu. Pokażmy teraz, jak wyliczyć wynagrodzenie netto, jeśli pracownik część miesiąca przechorował i za tę część miesiąca otrzymał wynagrodzenie chorobowe.
- Wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca: 2406,67 zł
- Wynagrodzenie chorobowe: 961,85 zł
- Podstawa składek społecznych: 2406,67 zł
- ZUS pracownika: 234,89 + 36,10 + 58,96 = 329,95
- Ubezpieczenie emerytalne: 9,76% z 2406,67 zł = 234,89
- Ubezpieczenie rentowe: 9,76% z 2406,67 zł = 36,10
- Ubezpieczenie chorobowe: 9,76% z 2406,67 zł = 58,96
- Podstawa składki zdrowotnej: 2406,67 – 329,95 + 961,85 = 3038,57
- Koszt uzyskania przychodu: 250 zł
- Podstawa podatku: 3038,57 – 250 = po zaokrągleniu 2789
- Zaliczka na podatek: 17% z 2789 zł – 43,76 zł = 430,37 zł
- Składka zdrowotna: 9% z 3038,57 zł = 273,47
- Składka zdrowotna odliczalna: 7,75% z 3038,57 = 235,49 zł
- Podatek do skarbowego: 430,37 – 235,49 = po zaokrągleniu 195
- Netto do wypłaty: 2406,67 + 961,85 – 329,95 – 273,47 – 195 = 2570,10 zł
Jak widzisz, nic trudnego. Jak wyliczyć wynagrodzenie netto, jeśli pracownik w danym miesiącu otrzymał wynagrodzenie chorobowe? Doliczyć to wynagrodzenie chorobowe do podstawy składki zdrowotnej.
Może się okazać, że zamiast wynagrodzenia chorobowego za czas niezdolności do pracy pracownikowi należy się zasiłek chorobowy, a nie wynagrodzenie chorobowe. Jak wyliczyć wynagrodzenie netto w tym przypadku? Dokładnie tak, jak rozliczaliśmy listę płac dla nagrody jubileuszowej – po prostu, jeśli pracodawca jest płatnikiem zasiłku (pisaliśmy m.in. tutaj: kiedy ZUS wypłaci zasiłek) doliczamy go do podstawy podatku.
Są oczywiście w praktyce jeszcze inne przypadki, kiedy np. pracownik pracuje na niepełnym etacie i otrzymuje niewielkie wynagrodzenie albo został zatrudniony czy zwolniony w trakcie miesiąca i to wynagrodzenie za część miesiąca jest niewielkie. Wówczas składka zdrowotna ograniczana jest do wysokości zaliczki na podatek – jak wyliczyć wynagrodzenie netto w tym przypadku, pokażemy niebawem w kolejnym artykule.
Samo wynagrodzenie netto ma istotne znaczenie – po pierwsze jest to kwota wolna od potrąceń, jeśli pracownik ma na głowie komornika. Wynagrodzenie pracownika może zostać zajęte przez komornika na poczet np. zaległych alimentów czy kredytów albo pożyczek (pisaliśmy m.in. tutaj: pożyczki dla pracowników), a wówczas w przypadku, gdy komornik ściąga z pracownika należność inną niż alimenty, to minimalne wynagrodzenie netto jest tzw. kwotą wolną od potrąceń.
Samo wynagrodzenie netto ma również znaczenie, jeśli pracownik ubiega się o różnego rodzaju formy wsparcia. Z reguły podmiot, który temu pracownikowi udziela wsparcia nie jest zainteresowany tym, ile pracownik zarabia brutto, ale ile mu z tego zostaje netto, czyli już po potrąceniu składek ZUS, podatków, wpłaty na Pracownicze Plany Kapitałowe, po dokonaniu potrąceń komorniczych.
Posiadanie stabilnego wynagrodzenia i otrzymywanie miesiąc w miesiąc (nawet niewielkich) kwot wynagrodzenia netto znacznie poprawia sytuację pracownika, jeśli ubiega się o kredyt czy pożyczkę. Co prawda są różne kredyty i pożyczki dla osób bez pracy (pisaliśmy m.in. tutaj: pożyczki bez umowy o pracę), ale jednak posiadanie stabilnego dochodu netto znacznie zwiększa zdolność kredytową pracownika. Niebawem kolejne artykuły z serii „Jak wyliczyć wynagrodzenie netto”. Pokażemy, jak się liczy wynagrodzenie netto, jeśli pracownik przekracza roczne ograniczenie postawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, jak wyliczyć wynagrodzenie netto dla pracownika, który wpada w drugi próg podatkowy i kilka innych ciekawych przypadków.
