wyjścia prywatne w godzinach pracy

Wyjścia prywatne w godzinach pracy a kodeks pracy

Wyjścia prywatne w godzinach pracy polega na tym, że pracownik, który normalnie pracuje w określonych godzinach, np. od 8.00 do 16.00 wychodzi wcześniej, umawiając się z pracodawcą, że te niedopracowane godziny pracy odrobi w tym samym dniu po powrocie z wyjścia prywatnego albo w innym dniu. Teoretycznie wyjścia prywatne w godzinach pracy są sprawą prostą – pracownik zwalnia się z pracy na parę godzin, a potem w ustalonym terminie te brakujące godziny odrabia.

W praktyce sprawa nie jest taka prosta. Przede wszystkim wyjścia prywatne w godzinach pracy, a przede wszystkim konieczność ich odpracowania nie mogą naruszać prawa pracownika do odpoczynku dobowego i tygodniowego. Odpoczynek dobowy to, zgodnie z art. 132 §1 kodeksu pracy, 11 godzin, w czasie których pracownik powstrzymuje się od wykonywania pracy.

Do tego powstaje również pytanie, czy wyjścia prywatne w godzinach pracy odpracowywane w innym dniu, ale przed rozpoczęciem dniówki pracowniczej mogą doprowadzić do naruszenia doby pracowniczej? Ponieważ – jak się okazuje w praktyce, takie wyjścia prywatne w godzinach pracy potrafią sprawić sporo problemów, omówmy szerzej to zagadnienie.

Wyjścia prywatne w godzinach pracy a kodeks pracy

Jeśli chodzi o kodeks pracy, to wyjścia prywatne w godzinach pracy reguluje w zasadzie jeden przepis. Zgodnie z art. 151 §2(1) kodeksu pracy:

Nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych czas odpracowania zwolnienia od pracy, udzielonego pracownikowi, na jego pisemny wniosek, w celu załatwienia spraw osobistych. Odpracowanie zwolnienia od pracy nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku, o którym mowa w art. 132 i 133 (czyli odpoczynku dobowego i tygodniowego).

I tyle. Odpracowanie wyjścia prywatnego w godzinach pracy nie jest pracą w nadgodzinach. Sprawa jednak nie jest taka oczywista. Pracą w nadgodzinach jest praca ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy oraz ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy (o nadgodzinach pisaliśmy szerzej tutaj: dodatki za nadgodziny 50 i 100 procent, praca w weekendy a kodeks pracy, praca 6 dni w tygodniu, praca w niedziele i święta, czas wolny za nadgodziny – jeśli interesuje Cię ta tematyka, poczytaj).

Wyjścia prywatne w godzinach pracy i konieczność ich odpracowania skutkuje tym, że norma dobowa czasu pracy może zostać naruszona, ale zgodnie z powołanym powyżej przepisem nie jest to praca w nadgodzinach. Z punktu widzenia rozliczania czasu pracy wyjście prywatne w godzinach jest traktowane jako nieobecność usprawiedliwiona niepłatna. Uwaga – przepis wskazuje jasno, że chodzi o wyjścia prywatne w godzinach pracy odbywające się za zgodą pracodawcy.

Jeśli pracownik samowolnie opuszcza stanowisko pracy bez zgody pracodawcy, to jest to podstawa nawet do rozwiązania z nim umowy o pracę w trybie dyscyplinarnym, bez zachowania okresu wypowiedzenia (pisaliśmy więcej tutaj: za co pracodawca może zwolnić dyscyplinarnie). Samowolne opuszczenie stanowiska pracy bez zgody pracodawcy jest naruszeniem jednego z podstawowych obowiązków pracowniczych, o którym mowa w art. 100 §2 ust. 1 kodeksu pracy.

W każdym razie – wyjścia prywatne w godzinach pracy odbywają się na pisemny wniosek pracownika i po akceptacji pracodawcy. W praktyce w wielu zakładach pracy funkcjonuje tzw. zeszyt wyjść prywatnych, gdzie pracownicy odnotowują godziny opuszczenia zakładu pracy w czasie dniówki roboczej i powrotu do pracy, odnotowują również datę, w jakiej miało miejsce odpracowanie wyjścia prywatnego. Nie jest to jednak wystarczające rozwiązanie – dopiero pisemny wniosek pracownika oraz zgoda pracodawcy pozwalają na stwierdzenie, że chodzi o wyjścia prywatne w godzinach pracy. Te wnioski zresztą zgodnie z przepisami rozporządzenia z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej są częścią dokumentacji pracowniczej, związanej z czasem pracy.

https://spdszkolenia.pl/szkolenie-z-rozliczania-czasu-pracy-online/

Wyjścia prywatne w godzinach pracy mogą zostać odpracowane w tym samym miesiącu, w którym miały miejsce albo w innym miesiącu. W praktyce to rozróżnienie ma bardzo ważne znaczenie. Kodeks pracy nie precyzuje, w jakich terminach wyjścia prywatne w godzinach pracy mają być odpracowane. Może to natomiast zrobić sam pracodawca, wskazując np. w regulaminie pracy, kiedy najpóźniej pracownik ma odpracować wyjścia prywatne w godzinach pracy, czy takie wyjście prywatne w czasie pracy może odpracować niejako z góry, zanim do tego wyjścia prywatnego w godzinach pracy dojdzie.

Może się też okazać, że pracownik nie odpracował wyjścia prywatnego. Skutkiem czego w danym miesiącu nie dopracował wymiaru czasu pracy, a to z kolei powoduje obniżenie wynagrodzenia (możliwe jest w tym wypadku obniżenie wynagrodzenia nawet do poziomu niższego niż minimalne wynagrodzenie 2021 – pisaliśmy o tym więcej tutaj: czy pracownik może dostać mniej niż minimalna). Należy tu bowiem pamiętać o ogólnej zasadzie z art. 80 kodeksu pracy, zgodnie z którą wynagrodzenie należy się za pracę wykonaną.

W praktyce, jeśli wyjścia prywatne w godzinach pracy są odrabiane jeszcze w tym samym miesiącu, w którym miały miejsce, to nie ma to wpływu na wynagrodzenie pracownika – po prostu pracownik w tym miesiącu przepracuje cały należny wymiar czasu pracy. Nieco inaczej natomiast będzie, jeśli pracownik wyjścia prywatne w godzinach pracy odpracowuje w innym miesiącu.

W takiej sytuacji w miesiącu, w którym pracownik wyszedł prywatnie w godzinach pracy wynagrodzenie pracownika jest pomniejszone, a w miesiącu, w którym wyjścia prywatne w godzinach pracy były odrabiane, wynagrodzenie będzie odpowiednio niższe. Pokażmy to na konkretnym przykładzie.

Przykład: pracownik pracuje na pełnym etacie, od poniedziałku do piątku po 8 godzin, otrzymuje pensję zasadniczą 2800 zł (pisaliśmy więcej tutaj: 2800 brutto ile to netto na pół etatu). 8 marca w poniedziałek miało miejsce wyjście prywatne w godzinach pracy – pracownik wyszedł 3 godziny wcześniej. Te 3 godziny odrobił 9 marca. W tym miesiącu zatem przepracował dokładnie tyle, ile powinien, a zatem jego wynagrodzenie za ten miesiąc wyniesie 2800 zł brutto.

Nieco inaczej byłoby, gdyby pracownik odpracował to wyjście prywatne w godzinach pracy nie w marcu, ale np. 7 kwietnia. Wówczas w marcu 2021 brakuje tych 3 godzin do pełnego wymiaru, a więc wynagrodzenie pracownika za marzec wyniesie:

2800 zł – 2800 zł / 184 (godziny do przepracowania w marcu) * 3 = 2754,35 zł

Z kolei w kwietniu pracownik przepracował więcej o te 3 godziny, a więc jego wynagrodzenie wyniesie:

2800 zł + 2800 zł / 168 (godzin do przepracowania w kwietniu) = 2850 zł

Jak widzisz, wyjścia prywatne w godzinach pracy mają w praktyce znaczenie z punktu widzenia ustalenia wynagrodzenia za pracę. W marcu jest inna liczba godzin do przepracowania niż w kwietniu, a więc to nie jest tak, że jeśli w danym miesiącu mają miejsce wyjścia prywatne w godzinach pracy i pracownik zarobi o X zł mniej, to dokładnie o X zł więcej zarobi w tym miesiącu, w którym te wyjścia prywatne odrabia.

Odpracowanie wyjścia prywatnego – kiedy możliwe?

Wyjścia prywatne w godzinach pracy mogą być odpracowane zarówno tego samego dnia, w którym wyjście prywatne miało miejsce, jak i w innym dniu. Nie ma natomiast absolutnie możliwości, aby wyjścia prywatne w godzinach pracy były odpracowywane w dniu wolnym od pracy, np. w sobotę.

Przykładowo – pracownik wyszedł prywatnie w piątek. Umówił się z pracodawcą, że to wyjście prywatne w godzinach pracy odrobi w sobotę, która jest dla niego dniem wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Takie ustalenie terminu odrabiania wyjścia prywatnego jest niedopuszczalne, pracownik musi te brakujące godziny pracy odpracować w dniu, który jest dla niego dniem roboczym.

Jedyny wyjątek w tym zakresie to sytuacja, w której wyjścia prywatne w godzinach pracy z obowiązkiem ich odrobienia dotyczą pracownika, zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy. Przykładowo pracownik zatrudniony na pół etatu pracuje po 8 godzin w poniedziałek i wtorek, 4 godziny w środę, a czwartek i piątek ma wolne. Jeśli wyjście prywatne miało miejsce np. w poniedziałek, to pracownik może je odpracować w czwartek czy piątek, bo to nie są dni wolne z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, ale dni wolne grafikowo.

Wyjścia prywatne w godzinach pracy pracownik może odpracowywać zarówno na koniec swojej dniówki pracowniczej, jak i przed rozpoczęciem pracy danego dnia. Przykładowo, jeśli pracownik pracuje od 8.00 do 16.00 i jednego dnia wyszedł wcześniej o godzinę na swój pisemny wniosek, to może tą brakującą godzinę odrobić pracują w ten sposób: 8 – 17 albo w ten sposób: 7 – 16.

Wyjścia prywatne w godzinach pracy mogą dotyczyć również pracowników, którzy mają ustawowy zakaz pracy w nadgodzinach. Jeśli np. takie wyjście prywatne planuje pracownik czy pracownica w ciąży, to czy ona musi je potem odrobić, skoro nie może pracować – zgodnie z art. 148 kodeksu pracy – więcej niż 8 godzin na dobę? A przecież odpracowanie wyjścia prywatnego, jeśli pracownik pracuje na pełnym etacie, wymaga pracy ponad 8 godzin na dobę (pisaliśmy więcej tutaj: kiedy powiedzieć pracodawcy o ciąży, L4 w ciąży kto płaci).

O ile co do pracowników niepełnosprawnych nie ma wątpliwości, że mogą oni odrabiać wyjścia prywatne w godzinach pracy, tak w przypadku pracownic w ciąży nie ma takiej możliwości, jeśli pracują one na pełnym etacie i nie mają dni wolnych, w których mogłyby takie wyjścia prywatne odrobić. Nie dotyczy to sytuacji, w której wyjście prywatne w pracy ma być odrobione jeszcze tego samego dnia. Wówczas pracownica pracuje np. od 8.00 do 11.00, następnie wychodzi na 2 godziny, po czym wraca do pracy i pracuje do 18.00. Ona w tym dniu pracowała 8 godzin, a więc nie naruszyła przepisu art. 148 kodeksu pracy.

Z kolei odpracowanie wyjścia prywatnego w godzinach pracy przez pracownika, opiekującego się dzieckiem do lat 4 w innym dniu niż dzień, w którym to wyjście prywatne w godzinach pracy miało miejsce, wymaga zgody tego pracownika. Bez zgody pracownika opiekującego się dzieckiem do lat 4 pracodawca nie może zmusić go do pracy ponad 8 godzin na dobę. A zatem w jego wypadku również co do zasady wyjścia prywatne w godzinach pracy możliwe są do odrobienia jedynie tego samego dnia, w których miały miejsce, a w innym dniu jedynie za zgodą pracownika.

Powstaje tu zatem dziwna sytuacja, w której na wyjście prywatne w godzinach pracy pracownik musi mieć zgodę szefa, a potem szef musi mieć zgodę pracownika na odpracowanie wyjścia prywatnego w innym dniu, niż miało ono miejsce. Oczywiście pracodawca może wyrazić zgodę na wyjście prywatne pod warunkiem odpracowania go tego samego dnia.

Aby unikać powyższych nieporozumień warto w regulaminie pracy czy np. zarządzeniu porządkowym sprecyzować, kiedy i na jakich zasadach wyjścia prywatne w godzinach pracy mają zostać odpracowane i kto w ogóle może z takiego rozwiązania skorzystać.

Wróćmy jeszcze do wniosku pracownika o udzielenie wyjścia prywatnego w godzinach pracy. Wniosek taki powinien mieć formę pisemną. Taki wniosek musi być przez pracodawcę przechowywany jako część dokumentacji pracowniczej związanej z czasem pracy. Wniosek o wyjście prywatne w godzinach pracy pracownik może złożyć również emailem, o ile nie budzi wątpliwości, kto jest nadawcą wiadomości, a pracodawca wydrukuje go i załączy do dokumentacji pracowniczej, jeśli dokumentację prowadzi w formie papierowej.

Sama treść wniosku nie jest regulowana przepisami. Pracownik może napisać pismo, zatytułowane „Wniosek o zwolnienie od pracy w celu załatwienia spraw prywatnych”, a w treści: W związku z koniecznością załatwienia spraw osobistych proszę o zwolnienie mnie od pracy w dniu xx.xx.xxxx. w godzinach od 14.00 do 16.00. Zobowiązuję się do odpracowania nieobecności w terminie uzgodnionym.

Dodać jeszcze należy, iż nie jest możliwe, aby pracownik odpracował wyjścia prywatne w godzinach pracy w niedzielę. Niedziela jest co do zasady dniem wolnym od pracy ustawowo, a kiedy praca w niedzielę jest dopuszczalna, decyduje przepis art. 151(10) kodeksu pracy. Nie ma co do zasady możliwości, aby pracownik odpracował wyjście prywatne w godzinach pracy w niedzielę, jeśli zakład pracy nie pracuje w niedzielę. Odpracowanie wyjścia prywatnego w godzinach pracy może mieć miejsce jeszcze przed dniem czy dniami, w których te wyjścia prywatne w godzinach pracy będą mieć miejsce. Należy jedynie pamiętać, że jeśli np. pracownik rozchoruje się czy zrezygnuje, w każdym razie nie dojdzie do wyjścia prywatnego w godzinach pracy, to okazuje się, że pracował więcej niż powinien – każda bowiem nieobecność usprawiedliwiona pomniejsza wymiar czasu pracy do przepracowania. Może zatem dojść do powstania nadgodzin, które pracodawca będzie musiał odpowiednio zrekompensować.

Skomentuj

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczyć spam. Dowiedz się więcej jak przetwarzane są dane komentarzy.