Wyjścia prywatne w godzinach pracy a kodeks pracy

Wyjścia prywatne w godzinach pracy polega na tym, że pracownik, który normalnie pracuje w określonych godzinach, np. od 8.00 do 16.00 wychodzi wcześniej, umawiając się z pracodawcą, że te niedopracowane godziny pracy odrobi w tym samym dniu po powrocie z wyjścia prywatnego albo w innym dniu. Teoretycznie wyjścia prywatne w godzinach pracy są sprawą prostą – pracownik zwalnia się z pracy na parę godzin, a potem w ustalonym terminie te brakujące godziny odrabia.

W praktyce sprawa nie jest taka prosta. Przede wszystkim wyjścia prywatne w godzinach pracy, a przede wszystkim konieczność ich odpracowania nie mogą naruszać prawa pracownika do odpoczynku dobowego i tygodniowego. Odpoczynek dobowy to, zgodnie z art. 132 §1 kodeksu pracy, 11 godzin, w czasie których pracownik powstrzymuje się od wykonywania pracy.

Do tego powstaje również pytanie, czy wyjścia prywatne w godzinach pracy odpracowywane w innym dniu, ale przed rozpoczęciem dniówki pracowniczej mogą doprowadzić do naruszenia doby pracowniczej? Ponieważ – jak się okazuje w praktyce, takie wyjścia prywatne w godzinach pracy potrafią sprawić sporo problemów, omówmy szerzej to zagadnienie.

Wyjścia prywatne w godzinach pracy a kodeks pracy

Jeśli chodzi o kodeks pracy, to wyjścia prywatne w godzinach pracy reguluje w zasadzie jeden przepis. Zgodnie z art. 151 §2(1) kodeksu pracy:

Nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych czas odpracowania zwolnienia od pracy, udzielonego pracownikowi, na jego pisemny wniosek, w celu załatwienia spraw osobistych. Odpracowanie zwolnienia od pracy nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku, o którym mowa w art. 132 i 133 (czyli odpoczynku dobowego i tygodniowego).

I tyle. Odpracowanie wyjścia prywatnego w godzinach pracy nie jest pracą w nadgodzinach. Sprawa jednak nie jest taka oczywista. Pracą w nadgodzinach jest praca ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy oraz ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy (o nadgodzinach pisaliśmy szerzej tutaj: dodatki za nadgodziny 50 i 100 procent, praca w weekendy a kodeks pracy, praca 6 dni w tygodniu, praca w niedziele i święta, czas wolny za nadgodziny – jeśli interesuje Cię ta tematyka, poczytaj).

Wyjścia prywatne w godzinach pracy i konieczność ich odpracowania skutkuje tym, że norma dobowa czasu pracy może zostać naruszona, ale zgodnie z powołanym powyżej przepisem nie jest to praca w nadgodzinach. Z punktu widzenia rozliczania czasu pracy wyjście prywatne w godzinach jest traktowane jako nieobecność usprawiedliwiona niepłatna. Uwaga – przepis wskazuje jasno, że chodzi o wyjścia prywatne w godzinach pracy odbywające się za zgodą pracodawcy.

Jeśli pracownik samowolnie opuszcza stanowisko pracy bez zgody pracodawcy, to jest to podstawa nawet do rozwiązania z nim umowy o pracę w trybie dyscyplinarnym, bez zachowania okresu wypowiedzenia (pisaliśmy więcej tutaj: za co pracodawca może zwolnić dyscyplinarnie). Samowolne opuszczenie stanowiska pracy bez zgody pracodawcy jest naruszeniem jednego z podstawowych obowiązków pracowniczych, o którym mowa w art. 100 §2 ust. 1 kodeksu pracy.

W każdym razie – wyjścia prywatne w godzinach pracy odbywają się na pisemny wniosek pracownika i po akceptacji pracodawcy. W praktyce w wielu zakładach pracy funkcjonuje tzw. zeszyt wyjść prywatnych, gdzie pracownicy odnotowują godziny opuszczenia zakładu pracy w czasie dniówki roboczej i powrotu do pracy, odnotowują również datę, w jakiej miało miejsce odpracowanie wyjścia prywatnego. Nie jest to jednak wystarczające rozwiązanie – dopiero pisemny wniosek pracownika oraz zgoda pracodawcy pozwalają na stwierdzenie, że chodzi o wyjścia prywatne w godzinach pracy. Te wnioski zresztą zgodnie z przepisami rozporządzenia z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej są częścią dokumentacji pracowniczej, związanej z czasem pracy.

https://spdszkolenia.pl/szkolenie-z-rozliczania-czasu-pracy-online/

Wyjścia prywatne w godzinach pracy mogą zostać odpracowane w tym samym miesiącu, w którym miały miejsce albo w innym miesiącu. W praktyce to rozróżnienie ma bardzo ważne znaczenie. Kodeks pracy nie precyzuje, w jakich terminach wyjścia prywatne w godzinach pracy mają być odpracowane. Może to natomiast zrobić sam pracodawca, wskazując np. w regulaminie pracy, kiedy najpóźniej pracownik ma odpracować wyjścia prywatne w godzinach pracy, czy takie wyjście prywatne w czasie pracy może odpracować niejako z góry, zanim do tego wyjścia prywatnego w godzinach pracy dojdzie.

Może się też okazać, że pracownik nie odpracował wyjścia prywatnego. Skutkiem czego w danym miesiącu nie dopracował wymiaru czasu pracy, a to z kolei powoduje obniżenie wynagrodzenia (możliwe jest w tym wypadku obniżenie wynagrodzenia nawet do poziomu niższego niż minimalne wynagrodzenie 2021 – pisaliśmy o tym więcej tutaj: czy pracownik może dostać mniej niż minimalna). Należy tu bowiem pamiętać o ogólnej zasadzie z art. 80 kodeksu pracy, zgodnie z którą wynagrodzenie należy się za pracę wykonaną.

W praktyce, jeśli wyjścia prywatne w godzinach pracy są odrabiane jeszcze w tym samym miesiącu, w którym miały miejsce, to nie ma to wpływu na wynagrodzenie pracownika – po prostu pracownik w tym miesiącu przepracuje cały należny wymiar czasu pracy. Nieco inaczej natomiast będzie, jeśli pracownik wyjścia prywatne w godzinach pracy odpracowuje w innym miesiącu.

W takiej sytuacji w miesiącu, w którym pracownik wyszedł prywatnie w godzinach pracy wynagrodzenie pracownika jest pomniejszone, a w miesiącu, w którym wyjścia prywatne w godzinach pracy były odrabiane, wynagrodzenie będzie odpowiednio niższe. Pokażmy to na konkretnym przykładzie.

Przykład: pracownik pracuje na pełnym etacie, od poniedziałku do piątku po 8 godzin, otrzymuje pensję zasadniczą 2800 zł (pisaliśmy więcej tutaj: 2800 brutto ile to netto na pół etatu). 8 marca w poniedziałek miało miejsce wyjście prywatne w godzinach pracy – pracownik wyszedł 3 godziny wcześniej. Te 3 godziny odrobił 9 marca. W tym miesiącu zatem przepracował dokładnie tyle, ile powinien, a zatem jego wynagrodzenie za ten miesiąc wyniesie 2800 zł brutto.

Nieco inaczej byłoby, gdyby pracownik odpracował to wyjście prywatne w godzinach pracy nie w marcu, ale np. 7 kwietnia. Wówczas w marcu 2021 brakuje tych 3 godzin do pełnego wymiaru, a więc wynagrodzenie pracownika za marzec wyniesie:

2800 zł – 2800 zł / 184 (godziny do przepracowania w marcu) * 3 = 2754,35 zł

Z kolei w kwietniu pracownik przepracował więcej o te 3 godziny, a więc jego wynagrodzenie wyniesie:

2800 zł + 2800 zł / 168 (godzin do przepracowania w kwietniu) = 2850 zł

Jak widzisz, wyjścia prywatne w godzinach pracy mają w praktyce znaczenie z punktu widzenia ustalenia wynagrodzenia za pracę. W marcu jest inna liczba godzin do przepracowania niż w kwietniu, a więc to nie jest tak, że jeśli w danym miesiącu mają miejsce wyjścia prywatne w godzinach pracy i pracownik zarobi o X zł mniej, to dokładnie o X zł więcej zarobi w tym miesiącu, w którym te wyjścia prywatne odrabia.

Odpracowanie wyjścia prywatnego – kiedy możliwe?

Wyjścia prywatne w godzinach pracy mogą być odpracowane zarówno tego samego dnia, w którym wyjście prywatne miało miejsce, jak i w innym dniu. Nie ma natomiast absolutnie możliwości, aby wyjścia prywatne w godzinach pracy były odpracowywane w dniu wolnym od pracy, np. w sobotę.

Przykładowo – pracownik wyszedł prywatnie w piątek. Umówił się z pracodawcą, że to wyjście prywatne w godzinach pracy odrobi w sobotę, która jest dla niego dniem wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Takie ustalenie terminu odrabiania wyjścia prywatnego jest niedopuszczalne, pracownik musi te brakujące godziny pracy odpracować w dniu, który jest dla niego dniem roboczym.

Jedyny wyjątek w tym zakresie to sytuacja, w której wyjścia prywatne w godzinach pracy z obowiązkiem ich odrobienia dotyczą pracownika, zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy. Przykładowo pracownik zatrudniony na pół etatu pracuje po 8 godzin w poniedziałek i wtorek, 4 godziny w środę, a czwartek i piątek ma wolne. Jeśli wyjście prywatne miało miejsce np. w poniedziałek, to pracownik może je odpracować w czwartek czy piątek, bo to nie są dni wolne z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, ale dni wolne grafikowo.

Wyjścia prywatne w godzinach pracy pracownik może odpracowywać zarówno na koniec swojej dniówki pracowniczej, jak i przed rozpoczęciem pracy danego dnia. Przykładowo, jeśli pracownik pracuje od 8.00 do 16.00 i jednego dnia wyszedł wcześniej o godzinę na swój pisemny wniosek, to może tą brakującą godzinę odrobić pracują w ten sposób: 8 – 17 albo w ten sposób: 7 – 16.

Wyjścia prywatne w godzinach pracy mogą dotyczyć również pracowników, którzy mają ustawowy zakaz pracy w nadgodzinach. Jeśli np. takie wyjście prywatne planuje pracownik czy pracownica w ciąży, to czy ona musi je potem odrobić, skoro nie może pracować – zgodnie z art. 148 kodeksu pracy – więcej niż 8 godzin na dobę? A przecież odpracowanie wyjścia prywatnego, jeśli pracownik pracuje na pełnym etacie, wymaga pracy ponad 8 godzin na dobę (pisaliśmy więcej tutaj: kiedy powiedzieć pracodawcy o ciąży, L4 w ciąży kto płaci).

O ile co do pracowników niepełnosprawnych nie ma wątpliwości, że mogą oni odrabiać wyjścia prywatne w godzinach pracy, tak w przypadku pracownic w ciąży nie ma takiej możliwości, jeśli pracują one na pełnym etacie i nie mają dni wolnych, w których mogłyby takie wyjścia prywatne odrobić. Nie dotyczy to sytuacji, w której wyjście prywatne w pracy ma być odrobione jeszcze tego samego dnia. Wówczas pracownica pracuje np. od 8.00 do 11.00, następnie wychodzi na 2 godziny, po czym wraca do pracy i pracuje do 18.00. Ona w tym dniu pracowała 8 godzin, a więc nie naruszyła przepisu art. 148 kodeksu pracy.

Z kolei odpracowanie wyjścia prywatnego w godzinach pracy przez pracownika, opiekującego się dzieckiem do lat 4 w innym dniu niż dzień, w którym to wyjście prywatne w godzinach pracy miało miejsce, wymaga zgody tego pracownika. Bez zgody pracownika opiekującego się dzieckiem do lat 4 pracodawca nie może zmusić go do pracy ponad 8 godzin na dobę. A zatem w jego wypadku również co do zasady wyjścia prywatne w godzinach pracy możliwe są do odrobienia jedynie tego samego dnia, w których miały miejsce, a w innym dniu jedynie za zgodą pracownika.

Powstaje tu zatem dziwna sytuacja, w której na wyjście prywatne w godzinach pracy pracownik musi mieć zgodę szefa, a potem szef musi mieć zgodę pracownika na odpracowanie wyjścia prywatnego w innym dniu, niż miało ono miejsce. Oczywiście pracodawca może wyrazić zgodę na wyjście prywatne pod warunkiem odpracowania go tego samego dnia.

Aby unikać powyższych nieporozumień warto w regulaminie pracy czy np. zarządzeniu porządkowym sprecyzować, kiedy i na jakich zasadach wyjścia prywatne w godzinach pracy mają zostać odpracowane i kto w ogóle może z takiego rozwiązania skorzystać.

Wróćmy jeszcze do wniosku pracownika o udzielenie wyjścia prywatnego w godzinach pracy. Wniosek taki powinien mieć formę pisemną. Taki wniosek musi być przez pracodawcę przechowywany jako część dokumentacji pracowniczej związanej z czasem pracy. Wniosek o wyjście prywatne w godzinach pracy pracownik może złożyć również emailem, o ile nie budzi wątpliwości, kto jest nadawcą wiadomości, a pracodawca wydrukuje go i załączy do dokumentacji pracowniczej, jeśli dokumentację prowadzi w formie papierowej.

Sama treść wniosku nie jest regulowana przepisami. Pracownik może napisać pismo, zatytułowane „Wniosek o zwolnienie od pracy w celu załatwienia spraw prywatnych”, a w treści: W związku z koniecznością załatwienia spraw osobistych proszę o zwolnienie mnie od pracy w dniu xx.xx.xxxx. w godzinach od 14.00 do 16.00. Zobowiązuję się do odpracowania nieobecności w terminie uzgodnionym.

Dodać jeszcze należy, iż nie jest możliwe, aby pracownik odpracował wyjścia prywatne w godzinach pracy w niedzielę. Niedziela jest co do zasady dniem wolnym od pracy ustawowo, a kiedy praca w niedzielę jest dopuszczalna, decyduje przepis art. 151(10) kodeksu pracy. Nie ma co do zasady możliwości, aby pracownik odpracował wyjście prywatne w godzinach pracy w niedzielę, jeśli zakład pracy nie pracuje w niedzielę. Odpracowanie wyjścia prywatnego w godzinach pracy może mieć miejsce jeszcze przed dniem czy dniami, w których te wyjścia prywatne w godzinach pracy będą mieć miejsce. Należy jedynie pamiętać, że jeśli np. pracownik rozchoruje się czy zrezygnuje, w każdym razie nie dojdzie do wyjścia prywatnego w godzinach pracy, to okazuje się, że pracował więcej niż powinien – każda bowiem nieobecność usprawiedliwiona pomniejsza wymiar czasu pracy do przepracowania. Może zatem dojść do powstania nadgodzin, które pracodawca będzie musiał odpowiednio zrekompensować.