Nadgodziny przy niepełnym etacie – jak rozliczać

Nadgodziny przy niepełnym etacie wielu początkującym kadrowym potrafią sprawić sporo problemów. To, że pracownik niepełnoetatowy pracuje więcej niż ma zaplanowane niekoniecznie oznacza od razu nadgodziny przy niepełnym etacie, za które pracodawca musi oddać czas wolny albo wypłacić wynagrodzenie z dodatkami za nadgodziny.

Z drugiej strony spora grupa pracowników zatrudnionych np. na pół etatu nie rozumie, dlaczego pracuje więcej niż np. 4 godziny na dobę, a pracodawca nie płaci za te ekstra godziny pracy nadliczbowej dodatków za nadgodziny.

Podejrzewają, że pracodawca oszukuje ich na wynagrodzeniu, zastanawiają się, czy nie złożyć skargi do Państwowej Inspekcji Pracy (pisaliśmy m.in. tutaj: pracodawca nie płaci za nadgodziny, tutaj: obniżenie wynagrodzenia bez zgody pracownika oraz tutaj: czy pracownik może zarabiać mniej niż minimalna i tutaj: pracodawca płaci pod stołem).

Jeśli pracujesz na niepełnym etacie, poczytaj, jak wyglądają nadgodziny przy niepełnym etacie i jak się je rozlicza. Sprawa nie jest bowiem taka oczywista. Jeśli pracujesz na pół etatu i pracodawca planuje Ci pracę np. po 4 godziny dziennie od poniedziałku do piątku, a okazuje się, że pracujesz po 7 godzin na dobę, to niekoniecznie za te ekstra godziny pracy należą Ci się dodatki do wynagrodzenia.

Sprawdź także: Nie dostałem wypłaty do 10

Wszystko tu zależy od zapisów, jakie znalazły się umowie o pracę. O umowach o pracę i ich rodzajach pisaliśmy m.in. tutaj: rodzaje umów o pracę – jakie są, tu zwrócimy uwagę na jeden istotny element, który decyduje o tym, jak rozliczane są nadgodziny przy niepełnym etacie.

Nadgodziny przy niepełnym etacie – jak liczyć. 3/4 etatu ile to godzin?

W pierwszej kolejności należy wyjaśnić, co to w ogóle są nadgodziny i kiedy pracownik pracuje w nadgodzinach. Otóż zgodnie z art. 151§1 kodeksu pracy praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy, stanowi pracę w godzinach nadliczbowych.

Sprawdź także: Kiedy ZUS wypłaca L4

Później powiemy, kiedy pracodawca może „zmuszać” do nadgodzin, póki co skupmy się na wyjaśnieniu, kiedy w ogóle pojawiają się nadgodziny przy niepełnym etacie.

Z powyższego przepisy wynika jedna bardzo ważna rzecz – pracą w godzinach nadliczbowych jest praca po przekroczeniu norm czasu pracy. Same normy czasu pracy zostały z kolei określone w przepisie art. 129 §1 kodeksu pracy – wynoszą one odpowiednio 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin tygodniowo.

Tymczasem pracownik na niepełnym etacie nie musi pracować 8 godzin na dobę – co ważne, on może pracować nawet więcej, ale nadal nie pojawią się nadgodziny przy niepełnym etacie.

Jak obliczyć wymiar czasu pracy przypadku pełnego etatu i niepełnego etatu?

Decydujące znaczenie ma tu system czasu pracy, w jakim pracownik niepełnoetatowy pracuje oraz zapis w umowie o pracę, o którym już wspomnieliśmy. Praca w godzinach nadliczbowych wystąpi zawsze po przekroczeniu norm czasu pracy, bez względu na wymiar czasu pracy.

Sprawdź także: Czy pracodawca dostaje pieniądze za zatrudnienie bezrobotnego

Normy 8 godzin na dobę i średnio 40 godzin tygodniowo dotyczą wszystkich pracowników, bez znaczenia pozostaje tu fakt, w jakim wymiarze czasu pracy pracują. Oczywiście, w praktyce pracownik niepełnoetatowy pracuje z reguły mniej niż pełnoetatowy, natomiast może się okazać, że w danym miesiącu czy danym okresie rozliczeniowym przepracuje tyle samo, co pracownik zatrudniony na pełnym etacie, a nadal nie wystąpią nadgodziny przy niepełnym etacie.

Czytaj także: Na ile dni opłaca się brać zwolnienie lekarskie?

Aby precyzyjnie wyjaśnić, kiedy pojawiają się nadgodziny przy niepełnym etacie oraz jak je rozliczać należy wspomnieć o tzw. systemach czasu pracy. Przepisy kodeksu pracy definiują kilka systemów czasu pracy, które dodatkowo mogą pojawiać się w pewnych kombinacjach.

Chodzi o to, że pracownik zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy na pełnym etacie pracuje np. w ten sposób: 8 8 8 8 8 Sb Nd (sobota jest dniem wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, z kolei niedziela jest dniem ustawowo wolnym od pracy – pisaliśmy m.in. tutaj: pracodawca mnie zmusza do pracy w sobotę oraz oddawanie dnia wolnego za pracę w niedzielę i tutaj: święta i dni wolne od pracy).

Ten sam pracownik zatrudniony na pełnym etacie, ale już w równoważnym systemie czasu pracy może pracować tak: 12 12 12 4 0 Sb Nd albo jeszcze inaczej. Co więcej, jego dniówka robocza może zostać wydłużona nawet do 16 czy 24 godzin – tyle na dobę będzie pracował bez nadgodzin.

Co jeszcze istotne – pracownik niepełnoetatowy również może pracować w równoważnym systemie czasu pracy, z dniówką wydłużoną do 12, 16 czy 24 godzin i nie prowadzi to do powstania nadgodzin – po prostu równoważny system czasu pracy charakteryzuje się tym, że pracownik może wykonywać pracę w tzw. przedłużonym dobowym wymiarze czasu pracy.

Nadgodziny przed godzinami pracy – jak rozliczać

Przykładowo – zgodnie z art. 135 §1 kodeksu pracy, jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy lub jej organizacją, może być stosowany system równoważnego czasu pracy, w którym jest dopuszczalne przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy, nie więcej jednak niż do 12 godzin, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 1 miesiąca. Przedłużony dobowy wymiar czasu pracy jest równoważony krótszym dobowym wymiarem czasu pracy w niektórych dniach lub dniami wolnymi od pracy.

Powyższe dotyczy również pracownika pracującego na niepełnym etacie – przykładowo pracownik zatrudniony na pół etatu, pracujący w równoważnym systemie czasu pracy, może pracować np. tak: 12 8 0 0 0 Sb Nd albo podobnie. No i okazuje się, że pracownik na niepełnym etacie pracuje po 12 godzin, ale bez nadgodzin przy niepełnym etacie (pisaliśmy m.in. tutaj: ile urlopu jak pracownik pracuje po 12 godzin dziennie).

Kiedy powstają nadgodziny? Kiedy pracownik pracuje w nadgodzinach?

Przypomnijmy – nadgodziny powstają po przekroczeniu norm dobowych albo przedłużonego wymiaru dobowego. Aby zatem w powyższym przykładzie pojawiły się nadgodziny dobowe przy niepełnym etacie, pracownik musiałby np. w poniedziałek pracować 13 godzin albo np. w środę, która jest dla niego dniem wolnym od pracy, przyjść do pracy na kilka godzin i pracować. Wówczas pojawiają się nadgodziny z tytułu przekroczenia przedłużonego dobowego wymiaru.

Szkolenie kadry i płace online – Specjalista do spraw kadr i płac z zaświadczeniem MEiN

Pamiętaj, że pracodawca nie musi płacić dodatków za nadgodziny, jeśli pracujesz np. na pół etatu, ale i tak dłużej niż ustalona w umowie część etatu, natomiast mniej niż 8 godzin. Chodzi tu o to, że jeśli pracujesz na pół etatu, to pracodawca może planować Ci pracę np. tak: 4 4 4 4 4 Sb Nd albo tak: 8 8 4 0 0 Sb Nd albo jeszcze inaczej – byle nie więcej niż 8 godzin na dobę (z zastrzeżeniem systemu równoważnego czasu pracy, o którym powyżej).

Jeśli pracownik jest zatrudniony np. na pół etatu, pracuje 5 dni w tygodniu po 4 godziny na dobę, to nadgodziny przy niepełnym etacie i tak pojawią się dopiero po przekroczeniu 8 godzin pracę na dobę albo po przekroczeniu średnio 40 godzin pracy tygodniowo. Nadgodziny dobowe rozlicza się na koniec miesiąca, w którym wystąpiły, z kolei nadgodziny średniotygodniowe na koniec okresu rozliczeniowego (więcej o tym za chwilę).

No więc jak ustalić, kiedy pojawią się nadgodziny przy niepełnym etacie? Jak wspomnieliśmy – nadgodziny pojawiają się po przekroczeniu norm czasu pracy, które są takie same dla pracowników pełnoetatowych i niepełnoetatowych.

Jeśli pracujesz na niepełnym etacie, to musisz pamiętać, że w Twoim przypadku może pojawić się praca w godzinach ponadwymiarowych lub praca w godzinach nadliczbowych. Chodzi o to, że jeśli masz zaplanowane np. 4 godziny pracy codziennie od poniedziałku do piątku, a pracujesz codziennie po 6 godzin, to przekraczasz swój dobowy wymiar czasu pracy, ale nie przekraczasz normy czasu pracy.

Norma wynosi 8 godzin, Twój wymiar dobowy 4 godziny, a więc praca w godzinach 5 i 6 jest pracą ponadwymiarową, ale nie pracą w godzinach nadliczbowych – nie są to nadgodziny przy niepełnym etacie.

Jeśli natomiast pracujesz na pół etatu i masz zaplanowaną pracę po 4 godziny dziennie od poniedziałku do piątku, ale okazuje się, że ze względu na potrzeby pracodawcy pracowałaś w poniedziałek i wtorek po 10 godzin, to praca w 9 i 10 godzinie będzie już pracą nadliczbową, a więc pojawiają się nadgodziny przy niepełnym etacie.

No i teraz dochodzimy do najważniejszego. Za pracę w nadgodzinach pracownikowi należą się dodatki odpowiednio 50% z tytułu przekroczenia normy dobowej i dodatki za nadgodziny 100% z tytułu nadgodzin przypadających w nocy, w niedzielę, święto oraz z tytułu przekroczenia normy średniotygodniowej.

Za pracę ponadwymiarową należy się jedynie wynagrodzenie, przy czym to, czy i kiedy należą się dodatki jak za nadgodziny zależy od zapisów w umowie. Zgodnie bowiem z art. 151 §5 kodeksu pracy:

Strony ustalają w umowie o pracę dopuszczalną liczbę godzin pracy ponad określony w umowie wymiar czasu pracy pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy, których przekroczenie uprawnia pracownika, oprócz normalnego wynagrodzenia, do dodatku do wynagrodzenia, o którym mowa w art. 151(1) § 1 (czyli dodatku za nadgodziny).

Chodzi zatem o zapis w umowie, że np. jeśli pracownik pracuje na pół etatu, to w jego umowie o pracę znajduje się zapis, że strony ustalają, iż pracownikowi przysługuje dodatek, o którym mowa w art. 151(1) §1 kodeksu pracy po przekroczeniu 5 godzin pracy na dobę czy 7 godzin pracy na dobę albo po przekroczeniu 25 godzin pracy tygodniowo itd.

A zatem jeśli pracujesz na niepełnym etacie, to nie każda godzina przepracowana ponad to, co masz do przepracowania danego dnia, będzie godziną nadliczbową – ona będzie godziną ponadwymiarową, ale niekoniecznie są to nadgodziny przy niepełnym etacie. Natomiast od zapisów w Twojej umowie o pracę zależy, od której godziny na dobę czy od ilu godzin tygodniowo pracodawca za tę pracę ekstra będzie wypłacał Ci dodatki jak za nadgodziny.

Uwaga – jak stwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 9 lipca 2008 roku sygn. I PK 315/07:

jeśli w umowie o pracę pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze nie zostanie wskazany limit godzin, którego przekroczenie uprawnia do dodatków jak za godziny nadliczbowe, należą się one dopiero po 8 godzinach roboczych.

Od razu jedna ważna rzecz – przepisy kodeksu pracy nie wskazują minimalnego progu godzin, po przekroczeniu którego pracodawca wypłaca dodatki jak za nadgodziny. Jeśli pracownik pracuje np. na pół etatu, to można w umowie o pracę zapisać, że za każdą godzinę pracy powyżej 4, 5 6 czy 7 pracodawca wypłaca dodatki za godziny ponadwymiarowe.

Nie można tego progu ustalić na 8 godzin, bowiem przekroczenie 8 godzin pracy i tak jest przekroczeniem normy dobowej, za które należą się dodatki 50% niejako „z automatu” (chyba, że pracodawca oddaje pracownikowi czas wolny za nadgodziny).

Certyfikowane kursy online

Należy jeszcze zwrócić uwagę, że o ile kodeks pracy wskazuje na limit godzin nadliczbowych, tak nie wskazuje już w ogóle limitu godzin ponadwymiarowych. Ile pracownik może mieć nadgodzin? Kodeks pracy wskazuje dwa limity – jeden to 150 nadgodzin rocznie oraz drugi 8 nadgodzin tygodniowo. W praktyce limit nadgodzin wynosi odpowiednio 8 (godzin na tydzień) * 52 (tygodnie w roku) – 4 albo 5 * 8 (urlop wypoczynkowy pracownika, pisaliśmy m.in. tutaj: urlop w pierwszej pracy oraz tutaj: staż z urzędu pracy a ciąża, urlop i zwolnienie lekarskie).

Co istotne – limit godzin ponadwymiarowych musi mieścić się w przedziale między wymiarem wynikającym z zatrudnienia a pełnym etatem.

Czytaj także: Ciągłość L4 a weekend

Oczywiście pracodawca nie może zapisać w umowie, że np. limit godzin ponadwymiarowych wynosi 9, a dopiero powyżej 9 godziny pracy pracodawca będzie wypłacał nadgodziny przy niepełnym etacie. Taki zapis jest nieważny – norma dobowa i tak wynosi 8 godzin, a więc każda godzina pracy ponad 8 godzin i tak już jest pracą w godzinach nadliczbowych (z zastrzeżeniem systemu równoważnego czasu pracy oraz tzw. skróconego tygodnia pracy, kiedy pracownik pracuje od poniedziałku do czwartku, a jego weekend to piątek, sobota i niedziela. Pisaliśmy więcej min. tutaj: praca 6 dni w tygodniu oraz tutaj: czy można zmuszać do pracy w weekend).

W przypadku pracownika zatrudnionego na niepełnym etacie co do zasady praca wykonywana ponad wymiar czasu pracy (np. te 4 godziny na dobę ustalone w grafiku), czyli ilość godzin pracy określoną w umowie o pracę, jednocześnie mieszcząca się w normach czasu pracy, nie jest traktowana jako praca w tzw. nadgodzinach – nie są to nadgodziny przy niepełnym etacie. Co się z tym wiąże, nie przysługuje za nią również dodatek z tytułu nadgodzin, a jedynie wynagrodzenie.

Przykładowo – Jan Kowalski został zatrudniony na pół etatu. Pracuje po 4 godziny dziennie, od poniedziałku do piątku. W umowie o pracę Jan Kowalski ma zapis, że dodatek, o którym mowa w art. 151(1) §1 kodeksu pracy przysługuje powyżej 6 godzin pracy. No i w poniedziałek Jan Kowalski pracował 6 godzin, we wtorek 8 godzin, w środę 5 godzin, w czwartek 9 godzin, w piątek 12 godzin.

https://spdszkolenia.pl/produkt/rozliczanie-czasu-pracy-kurs-online-z-zaswiadczeniem-men/

Każdego dnia zatem Jan Kowalski pracował więcej niż miał zaplanowane do przepracowania. Co mu się zatem należy? Kiedy wystąpią nadgodziny przy niepełnym etacie? Otóż norma dobowa dla Jana Kowalskiego to 8 godzin pracy. Pracuje po 4 dziennie grafikowo, ale w poniedziałek pracował 6 godzin. Za te 2 godziny należy mu się oczywiście wynagrodzenie za pracę (pisaliśmy m.in. tutaj: minimalne wynagrodzenie 2021 na część etatu), ale nie należą się dodatki – nie są to nadgodziny przy niepełnym etacie, bo nie doszło do przekroczenia normy dobowej, nie doszło również do przekroczenia limitu godzin wskazanego w umowie.

Nieco inaczej będzie we wtorek – tu Jan Kowalski przepracował ekstra 4 godziny, z czego za pierwsze 2 należy mu się jedynie normalne wynagrodzenie za pracę, a za pozostałe 2 wynagrodzenie plus dodatek jak za nadgodziny. W środę – 1 godzina ekstra, ale nie przekroczono limitu z umowy, a więc jedynie wynagrodzenie normalne bez dodatków, w czwartek 5 godzin ekstra, z czego 2 jedynie z normalnym wynagrodzeniem, a 3 z wynagrodzeniem i dodatkami, w piątek 7 godzin ekstra, z czego 2 z normalnym wynagrodzeniem a 5 z normalnym wynagrodzeniem i dodatkami.

Można również w umowie o pracę niepełnoetatowca inaczej określić próg – nie wskazywać limitu dobowego, ale np. limit tygodniowy. Przykładowo – pracownik na 3/4 etatu pracuje 30 godzin tygodniowo – codziennie po 6 godzin od poniedziałku do piątku. No i pracodawca ustalił w umowie z pracownikiem limit 35 godzin pracy tygodniowo, powyżej którego wypłaca dodatki jak za nadgodziny.

Jan Kowalski pracował w poniedziałek 8 godzin, we wtorek 8 godzin, a do końca tygodnia już po 6 godzin. Przepracował ekstra w tym tygodniu 4 godziny, a więc łącznie 34, a zatem nie przekroczył limitu, a więc za te 4 godziny pracy ekstra należy mu się jedynie normalne wynagrodzenie. Nie są to w żadnym wypadku nadgodziny przy niepełnym etacie.

Z drugiej strony jednak – Jan Kowalski pracuje na 3/4 etatu po 6 godzin od poniedziałku do piątku. W poniedziałek pracował 5 godzin więcej, czyli w sumie 11 godzin. Nie przekroczył limitu tygodniowego (pracował 35 godzin w tym tygodniu), ale w poniedziałek przekroczył normę dobową – te 3 godziny pracy ponad normę 8 godzin to nadgodziny przy niepełnym etacie, za które pracodawca wypłaci dodatek 50%.

Aby zobrazować Ci jeszcze bardziej, kiedy powstają nadgodziny przy niepełnym etacie, wyobraź sobie dwóch pracowników – jeden zatrudniony na pełnym etacie i pracujący po 8 godzin dziennie od poniedziałku do piątku, drugi zatrudniony na pół etatu i pracujący po 4 godziny dziennie od poniedziałku do piątku. Obaj pracowali w danym tygodniu codziennie po 9 godzin. Obaj mają tyle samo nadgodzin – każda godzina pracy powyżej normy dobowej 8 godzin będzie dopiero pracą w nadgodzinach (dopiero to są nadgodziny przy niepełnym etacie).

Godziny przekraczające ustalony w umowie wymiar, lecz nieprzekraczające normy czasu pracy, będą uprawniały do zwiększonego wynagrodzenia, nie będą natomiast wliczane do limitu godzin nadliczbowych do momentu przekroczenia normy czasu pracy obowiązującej pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy.

Jeśli zatem pracujesz na niepełnym etacie, zwróć uwagę, czy Twoja umowa o pracę przewiduje zapis, od której godziny pracodawca wypłaca ci dodatki. Taki zapis może dotyczyć doby, tygodnia, ale również miesiąca czy okresu rozliczeniowego, a nawet samego wymiaru etatu (przykładowo pracownik zatrudniony na pół etatu ma w umowie zapis, że dodatki pracodawca wypłaca po przekroczeniu czasu pracy charakterystycznego dla 3/4 etatu.

Nadgodziny pracownika niepełnoetatowego – kiedy można odmówić pracy w nadgodzinach?

Dla formalności dodajmy, że praca w godzinach nadliczbowych dopuszczalna jest jedynie w razie konieczności prowadzenia akcji ratowniczej, ochrony osób czy mienia czy w razie wystąpienia szczególnych potrzeb pracodawcy. A kto może odmówić pracy w nadgodzinach? Jedynie pewne grupy pracownicze. Praca w nadgodzinach na polecenie pracodawcy jest obowiązkiem pracownika (pisaliśmy m.in. tutaj kiedy pracownik może odmówić pracy).

Natomiast odmówić pracy w godzinach nadliczbowych mogą pracownice w ciąży (pisaliśmy m.in. tutaj: kiedy powiedzieć pracodawcy o ciąży oraz tutaj: L4 w ciąży kto płaci), pracownicy niepełnosprawni (pisaliśmy m.in. tutaj: czas pracy pracownika niepełnosprawnego i dodatkowy urlop dla niepełnosprawnych) oraz pracownicy opiekujący się dzieckiem do lat 4.

Podsumowując. Nadgodziny przy niepełnym etacie rozliczane są w praktyce tak samo, jak nadgodziny przy pełnym etacie. Obie grupy pracowników – pełnoetatowych i niepełnoetatowych obowiązują te same normy czasu pracy. Pracownik niepełnoetatowy ma jednak prawo do dodatków powyżej limitu godzin, wskazanego w umowie o pracę.

Sprawdź także: Zwolnienie lekarskie online za darmo

Z kolei za pracę w nadgodzinach pracodawca może oddać pracownikowi czas wolny, uwalniając się w ten sposób od konieczności wypłacenia dodatków. Jeśli oddawanie czasu wolnego odbywa się z inicjatywy pracownika, pracodawca oddaje mu tyle samo godzin wolnego, ile pracownik miał nadgodzin. Jeśli natomiast oddawanie czasu wolnego za nadgodziny odbywa się z inicjatywy pracodawcy, pracodawca oddaje o połowę godzin więcej.

Niebawem kolejne wpisy na temat czasu pracy. Zajmiemy się m.in. nadgodzinami pracowników niepełnosprawnych. Zapraszamy do lektury.